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Problem solving: cos’è e come svilupparlo? Consigli strategici

Di filippo ongaro.

Tra le tante competenze trasversali o soft skills richieste oggi nel mondo del lavoro ce n’è una davvero preziosa che può esserti d’aiuto anche nella vita in generale : è il cosiddetto problem solving ed è un’abilità importante nella gestione nelle situazioni impreviste e delle crisi.

Letteralmente si tratta della capacità di “ risolvere problemi ” con razionalità, tempestività e giusto impiego di risorse ed energie in un mondo sempre più competitivo e complesso. 

Ma come si fa a sviluppare questa capacità e quali sono le strategie per diventare problem solver nella vita? Vediamo insieme passo dopo passo come destrutturare i blocchi psicologici che ci impediscono di affrontare le situazioni , con alcuni consigli pratici per uscire dall’ empasse e vivere la vita a pieno .

Non lasciare che le situazioni problematiche ti blocchino

A volte, di fronte a una criticità, il nostro cervello inizia a lavorare in maniera velocissima , andando in cortocircuito e paralizzandoci. Perciò, prima di tutto, sono necessari un buon lavoro interiore  e una capacità di gestione emozionale che ci consentano di non entrare in panico e girare a vuoto.

Infatti, imparare a  gestire gli imprevisti con razionalità e prontezza  è molto importante non solo sul lavoro, ma anche nella vita in generale. 

Ciò non significa fingere che le emozioni negative non esistano, ma è importante e trasformarle in energia positiva : ansia e stress  ostacolano il cambiamento solo se lasciamo loro troppo spazio ma, se sapremo ridimensionarle, non costituiranno più una minaccia al nostro equilibrio. 

Le difficoltà sono un ottimo banco di prova per allenare qualità come tenacia, costanza, determinazione a raggiungere uno o più obiettivi.

Fidati delle tue capacità: il self empowerment

Si parla di  self-empowerment  quando una persona prende una decisione consapevole di esserne responsabile . Sapersi assumere le proprie responsabilità e i rischi di una decisione è una capacità ammirevole nei confronti del proprio team di lavoro, dei colleghi, di sé stessi. 

Il focus del self-empowerment è l’ assunzione di responsabilità : fino a quando ti consideri vittima delle circostanze e non comprendi che puoi essere protagonista della tua vita , non farai mai quel salto di qualità necessario a migliorarti. 

Per trovare la forza e la determinazione a sentirsi responsabili di sé stessi e della propria vita, la prima competenza sulla quale lavorare è il  senso di autoefficacia : consente di sentirsi persone adeguate e in grado di agire con prontezza in differenti circostanze.

Il secondo aspetto imprescindibile da potenziare è il  pensiero positivo . È molto importante, infatti, focalizzarsi sulle opportunità e sulle proprie potenzialità anziché sulle proprie debolezze e sugli insuccessi. Ciò permette di convogliare le energie nella giusta direzione , rafforzare l’immagine positiva di sé stessi e riconoscere le prospettive di miglioramento .

Tutto questo circolo virtuoso finisce per incrementare il senso di fiducia , autostima e determinazione a fare sempre meglio.

Seguiamo 6 step per un buon problem solving

Affrontare un problema prevede necessariamente il superamento di una serie ordinata di fasi . Perciò, proviamo a vedere insieme come affinare la capacità di problem solving per step:

1) Definizione del problema

Questa fase riguarda il focus sull’ostacolo da superare , dalla sua origine (dove e come nasce questo problema?) fino alle sue implicazioni (cosa comporta questa situazione? Vi sono complicazioni da considerare?). Qui è importante individuare e riconoscere la criticità , avere una visione d’insieme di cause e conseguenze, prima di analizzare ancora più a fondo.

2) Analisi delle cause

Spesso un problema può sembrare un ostacolo insormontabile; in realtà, ciascun problema si compone di più elementi ed è determinato da un insieme di fattori . Fare un'analisi lucida ed efficace delle cause significa considerare anche il peso di ciascun fattore. Perciò:

• Elenca tutte le possibili cause e sotto-cause;
• Assegna le priorità di intervento in relazione all’importanza di ciascuna causa, dati alla mano.

3) Brainstorming 

Se il problema riguarda la tua sfera lavorativa, è importante confrontarsi e fare rete. Tra gli strumenti utili a questo scopo c’è il diagramma causa/effetto o diagramma a lisca di pesce*. Questo strumento consente di elencare in modo sistematico e visuale tutte le possibili cause di un effetto.

Si tratta di uno strumento spesso utilizzato nelle attività di brainstorming per “ scomporre ” un problema (effetto) nei suoi fattori (cause) . Puoi fare così:

• Disegna una linea orizzontale. Al termine della linea scrivi l’ effetto/problema da analizzare .
• Dalla linea orizzontale si diffondono delle linee oblique. Ogni linea rappresenta una macrocategoria dalla quale si dipartono tutti i possibili fattori da analizzare . Talvolta, alcuni fattori sono a loro volta determinati da altri fattori. 
• L’analisi procede finché si giunge al livello più elementare . Questo metodo è definito drill down e serve a raggiungere la concreta radice del problema.
• Una volta compilato il diagramma, analizza i fattori uno alla volta , secondo priorità. 
• Se nel corso dell’analisi una causa individuata non è più considerata rilevante, depennala dal diagramma in modo da concentrarti sulle altre cause .

4) Creazione delle possibili soluzioni

 In questa fase dovrai stilare una lista organizzata di possibili soluzioni . Analizzale poi in base a criteri di difficoltà, risorse e tempo richiesti, pertinenza con gli obiettivi e chances di successo . Procedi per esclusione, poi decidi quali strategie applicare avanti e predisponi un piano di attuazione.

5) Messa in pratica delle soluzioni

Si tratta della fase finale, quella in cui il tuo piano d’azione trova concreta esecuzione e nella quale capirai se la soluzione individuata si sia rivelata quella più efficace.

6) Analisi dei risultati

Questa fase è molto importante, perché dai risultati potrai ricavare case studies per perfezionare le tue prossime strategie . 

Perché le difficoltà sono fondamentali in una prospettiva di crescita?

Le difficoltà ci spaventano ma ci spronano ad agire e reagire , a capire i nostri limiti e come superarli, rafforzando la nostra sicurezza e migliorando la nostra abilità di scelta . 

Al contrario, rimanere nella propria comfort zone ci impedirà di vivere davvero : sì, può essere uno scudo contro la sofferenza e il cambiamento, ma è anche il modo migliore per precludere a noi stessi occasioni, possibilità e soddisfazioni personali.

È una questione di approccio mentale e di cambiamento delle proprie abitudini . Ciò dipende in larga parte dalla profondità interiore alla quale siamo disposti a scendere. Accontentarsi di galleggiare in superficie ci restituirà esperienze banali, senza mai fare il salto oltre le nostre paure. 

Aggirare gli ostacoli e i problemi senza mai affrontarli  rafforzerà le nostre insicurezze : invece, imparare a vivere davvero significa prendere di petto ciò che è scomodo , non temere di conoscere a fondo le nostre contraddizioni, accettando rischi e incertezze. Questo è l’unico modo per intraprendere i giusti percorsi di cambiamento e crescita personale .

In questo video ti spiego come rimanere focalizzati nei momenti difficili :

Libera il tuo pensiero dalla scatola

To think out of the box : questa espressione è spesso utilizzata per incoraggiare le persone a uscire dai propri schemi mentali e modificare il loro modo di pensare abituale . Quando poco fa parlavamo di cambiare abitudini, ci riferivamo anche (e soprattutto) alle abitudini mentali che frenano il nostro progresso .

Molto spesso, la “scatola” nella quale spesso siamo rinchiusi è l’insieme di tutte le cose che riteniamo essere vere su noi stessi e sulla vita che abbiamo vissuto influenzata dai nostri genitori, dall’ambiente nel quale siamo cresciuti, dalle nostre esperienze individuali . 

Tutto ciò è indubbiamente importante: è normale comportarsi e sviluppare le proprie opinioni in base ai punti di riferimento acquisiti nel proprio percorso di vita. 

Tuttavia, ciò di cui siamo convinti potrebbe ingabbiarci, se la “scatola” in cui viviamo ci rende impermeabili alla vita , che è invece dinamismo, accadimento, trasformazione e imprevisto. È proprio questa spinta a rafforzarci e renderci in grado di affrontare le situazioni.

Se rimaniamo dove siamo allontanando da noi qualsiasi stimolo , rischiamo di rimanere immobili , mentre ogni cosa intorno a noi scorre e si sviluppa.

Può accadere davvero questo? Sì, quando rimaniamo fermi nelle nostre abitudini inamovibili e ci rifiutiamo di affrontare la paura di cambiare , convinti che il cambiamento sia troppo spaventoso.

Tre passi per essere soggetti attivi nella propria vita

Molto spesso, l’idea che abbiamo di noi stessi è riduttiva e approssimativa, distante dalla nostra reale complessità; soprattutto, talvolta siamo poco consapevoli del nostro potenziale e delle mete che possiamo raggiungere camminando sulle nostre gambe . Se ancora fatichi a fidarti delle tue potenzialità, ecco tre gesti importanti da compiere nella vita di ogni giorno:

1. Interagisci e impara dagli altri, senza temere il confronto tossico 

Anziché rimanere entro i tuoi confini, confrontati e assimila le esperienze delle altre persone , trai ispirazione. Scegli persone che ammiri, non avere paura di porre domande . Gli stimoli esterni possono aiutarti ad affrontare alcune situazioni che procrastini perché ti spaventano.

2. Trasforma in successi gli insuccessi 

Non lasciare che la frustrazione prenda il sopravvento, quando le cose non vanno come avevi sperato: c’è sempre un motivo se la vita prende una certa direzione . Non incolparti a vuoto, ma prenditi del tempo per superare la delusione e rivedi lucidamente cosa non ha funzionato : è proprio da lì che devi ripartire.

3. Ricordati che il cambiamento ti rafforza

Il cambiamento fa paura, soprattutto quando non siamo noi a volerlo. Spesso, però, per migliorare e realizzarci non possiamo che scegliere il cambiamento . Cambiare significa evolvere, muoversi, non rimanere mai uguali a noi stessi e dunque scoprire cose nuove e mondi nuovi.

La realizzazione personale è sempre oltre le nostre paure e le scuse che troviamo per restare ancorati al presente che non ci soddisfa. Come hai potuto notare , gestire le situazioni, affrontare sfide e trovare soluzioni brillanti non è mai impossibile .

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Filippo Ongaro

Medico degli astronauti dal 2000 al 2007, autore Bestseller, ideatore del Metodo Ongaro® e ambasciatore Still I Rise

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Guida al Problem Solving: strategie e esempi efficaci

• Marzo 15, 2023
• Consigli di Carriera

Cosa significa Problem Solving?

Il problem solving è un processo mentale che consiste nel trovare soluzioni a problemi o situazioni problematiche. Si tratta di una competenza fondamentale che permette alle persone di identificare e analizzare un problema, di generare e valutare diverse opzioni di soluzione e di scegliere la migliore strategia per risolverlo.

Il processo di problem solving può includere diverse fasi, come l’identificazione del problema, la raccolta di informazioni pertinenti, la generazione di ipotesi e soluzioni, la valutazione dei pro e dei contro delle diverse opzioni e infine l’attuazione della soluzione scelta.

Il problem solving può essere applicato in molte situazioni, sia nella vita quotidiana che nel lavoro. Ad esempio, può essere utilizzato per risolvere problemi tecnici, per affrontare conflitti interpersonali, per prendere decisioni strategiche in un’azienda o per risolvere problemi matematici.

A cosa serve il Problem Solving?

Rappresenta una competenza cruciale, oggi definita trasversale , che consente di affrontare con successo le sfide che si presentano nella vita e nel lavoro.

Ecco alcune delle principali ragioni per cui il problem solving è importante:

• Risolvere problemi : aiuta a identificare e risolvere i problemi in modo efficace e efficiente.
• Migliorare le decisioni : aiuta a prendere decisioni informate e razionali, basate sui dati e sulle evidenze.
• Sviluppare la creatività : richiede di pensare fuori dagli schemi e di considerare soluzioni innovative e originali.
• Aumentare l’autostima : risolvere con successo i problemi può aumentare l’autostima e la fiducia in se stessi.
• Migliorare le relazioni : aiuta a gestire conflitti e a risolvere problemi interpersonali.

In sintesi, il problem solving è un’abilità fondamentale che può essere utile in molte situazioni della vita. Essere in grado di risolvere i problemi in modo efficace può portare a risultati positivi e migliorare la qualità della vita.

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Vedi anche: Come rispondere alla domanda Parlami di Te durante un colloquio di lavoro!

Le fasi del Problem Solving

Il processo di risoluzione di un problema secondo questa teoria può variare a seconda del tipo di problema e delle circostanze specifiche.

Generalmente comprende le seguenti fasi:

• Identificazione del problema : La prima fase del processo è l’identificazione del problema.
• Raccolta di informazioni : Dopo aver identificato il problema, è importante raccogliere tutte le informazioni pertinenti per capire il problema e le sue cause.
• Generazione di opzioni : Una volta che si hanno sufficienti informazioni, si possono iniziare a generare opzioni per risolvere il problema.
• Valutazione delle opzioni : Dopo aver generato diverse opzioni, è importante valutarle in base ai pro e ai contro di ciascuna.
• Implementazione della soluzione : Dopo aver scelto la soluzione migliore, è necessario metterla in pratica.
• Valutazione dei risultati : Infine, è importante valutare i risultati dell’implementazione della soluzione.

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Vedi anche: Come rispondere alla domanda sui pregi e difetti durante un colloquio di lavoro

Il Problem Solving nel mondo del lavoro

Il problem solving è una competenza essenziale nel mondo del lavoro, perché aiuta a risolvere i problemi e a raggiungere gli obiettivi in modo efficace ed efficiente.

Ecco alcuni esempi specifici di come il problem solving è importante nel mondo del lavoro:

• Migliorare la produttivit à: il problem solving aiuta a individuare e risolvere problemi che possono ostacolare la produttività sul posto di lavoro.
• Risolvere problemi tecnici : nel caso di problemi tecnici o di malfunzionamenti di macchinari o attrezzature, il problem solving è essenziale per trovare una soluzione rapida ed efficace.
• Prendere decisioni informate : il problem solving aiuta a prendere decisioni informate e basate sui dati.
• Gestire i conflitti : il problem solving può aiutare a gestire i conflitti sul posto di lavoro, ad esempio tra i membri del team o tra il personale e i clienti.
• Sviluppare soluzioni innovative : il problem solving richiede di pensare fuori dagli schemi e di considerare soluzioni innovative e originali.

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Vedi anche: Competenze trasversali, cosa sono e perché sono importanti nel lavoro?

10 esempi di Problem Solving

Ecco una lista di 10 esempi di problem solving che ti serviranno per allenare la tua abilità nella risoluzione di problemi complessi:

• Data una lista di numeri, trovare la somma dei numeri pari.
• Dato un labirinto, trovare un percorso dal punto di partenza al punto di arrivo.
• Dato un elenco di parole, trovare tutte le parole che iniziano con una lettera specifica.
• Dato un insieme di numeri, trovare il valore massimo che può essere ottenuto sommando i numeri in un sottoinsieme di numeri.
• Dato un elenco di città e le loro coordinate geografiche, trovare il percorso più breve per visitare tutte le città.
• Dato un elenco di intervalli di tempo, trovare il più grande intervallo di tempo che non si sovrappone con gli altri intervalli.
• Dato un insieme di punti in un piano cartesiano, trovare il punto più vicino a un punto di riferimento.
• Dato un insieme di parole, trovare il numero di volte che ciascuna parola appare nell’elenco.
• Dato un grafo, trovare il percorso più breve tra due nodi.
• Dato un insieme di numeri, trovare il numero più grande che può essere formato combinando i numeri in qualsiasi ordine.

Vedi anche: Come creare un profilo Linkedin vincente, la guida completa

Le olimpiadi del Problem Solving

Le Olimpiadi del problem solving , anche conosciute come IOI (International Olympiad in Informatics), sono una competizione annuale di informatica per studenti delle scuole superiori di tutto il mondo.

La competizione consiste in una serie di problemi di programmazione che richiedono ai partecipanti di utilizzare le loro capacità di pensiero logico e di risolvere problemi per sviluppare algoritmi efficienti e scrivere codice che risolva i problemi dati.

I partecipanti sono selezionati attraverso una serie di competizioni a livello nazionale e regionale. Le Olimpiadi sono un evento prestigioso per gli studenti di informatica, e spesso rappresentano un importante trampolino di lancio per una carriera nella programmazione e nell’informatica.

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L’AUTORE

Vincenzo Di Giorgi

Career Advisor – Linkedin Top Voices Lavoro 2024

Laurea in Giurisprudenza e Master di 2° Livello in Human Resources Management. Esperienza come Recruiter Specialist e Supervisor presso Gi Group e Amazon. Attualmente supporta i candidati nel superare i processi di selezione con strategia e metodi efficaci. Nominato Linkedin Top Voices Lavoro 2024.

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5 esempi pratici di problem solving

Il problem solving è una soft skill sempre più richiesta in ambito lavorativo. Scopri di cosa si tratta e cosa puoi fare per allenarlo al meglio.

Quando parliamo di problem solving, parliamo di una delle maggiori competenze chiave, in ambito lavorativo. Alcuni lo hanno come talento naturale, altri possono affinarlo nel tempo.  Vediamo di cosa si tratta e qualche esempio pratico.

Problem solving: cos’è

Il problem solving , che letteralmente significa “risoluzione di problemi”, è la capacità di dare la migliore risposta possibile ad una certa situazione critica, solitamente nuova.  Si tratta di una qualità molto richiesta ultimamente nell’ambito professionale, ma che può risultarci utile anche nella vita quotidiana.  Il mondo, non solo quello lavorativo, è diventato decisamente più complicato, anche a causa della digitalizzazione e della trasformazione digitale.  Il compito di un dipendente o di un manager è quello di cercare la soluzione ad un problema, nel modo più veloce e semplice possibile. Questa capacità può essere insita dentro di noi o può essere affinata col tempo o mediante degli esercizi semplici da mettere in pratica.  Il processo di problem solving si struttura in questo modo: si definisce il problema che ci troviamo ad affrontare, si generano delle alternative al problema posto, si valutano e si selezionano tali alternative e si cerca di sviluppare una soluzione che possa risolvere il nostro problema.  La velocità di questo processo, oltre al proprio talento naturale, può essere implementata grazie a degli esercizi e alla pratica.

Problem solving: 5 esempi pratici

Come detto, il problem solving è ormai una soft skill richiestissima. Vediamo allora cinque esempi pratici.

Analisi scritta

Gioco di ruolo.

Un altro esempio pratico è il gioco di ruolo . Si tratta di una delle strategie più usate ed efficienti quando ci troviamo a collaborare con un team, specialmente in ambito professionale.  Il fulcro è quello di mettere in scena una storia, nella quale i partecipanti si trovano ad affrontare un ostacolo: ogni partecipante cercherà di risolvere il problema in maniera diversa e del tutto personale.  Grazie al gioco di ruolo, si potranno ascoltare le opinioni di tutto il team, coinvolgendo tutti in maniera divertente e motivante.

Tecnica del come peggiorare

Un altro modo di mettere in pratica il problem solving è tramite la “tecnica del come peggiorare”.  Si tratta di un esercizio molto semplice, basterà porsi un quesito: “Come potrebbe peggiorare ancora di più la situazione?”.  Si parte da questa semplice domanda per andare ad analizzare diverse soluzioni fallimentari per peggiorare la situazione. In questo modo, si attiva una sorta di avversione verso le soluzioni che porterebbero ad un fallimento, creando maggiore consapevolezza e produttività per trovare la soluzione vincente.

Tecnica dello scenario oltre il problema

Tra gli esercizi pratici per mettere in atto il problem solving, c’è anche la “tecnica dello scenario oltre il problema” , che consiste nell’immaginare la situazione al momento del superamento del problema.  Ipotizzando e immaginando una situazione ideale, in cui il problema è stato superato, la mente si libererà dai pensieri negativi e lavorerà maggiormente per realizzare quello scenario.

Tecnica dello scalatore 

Infine, abbiamo la “tecnica dello scalatore” , detta anche “la tecnica dei piccoli passi”.  Questo esercizio consiste nell’impostare il lavoro con la risoluzione di problemi più piccoli, per poi passare a quelli più grandi.  Si tratta di un esercizio importantissimo per il problem solving: la mente sarà impegnata a risolvere problemi più semplici all’inizio e sarà invogliata a continuare per risolvere anche quelli più grandi. 

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Problem Solving: Significato, Strumenti e Metodologie

In un mondo che ogni giorno affronta sfide sempre più complesse e diverse, il problem solving è una capacità sempre più richiesta , sia nella vita che nel lavoro.

In questo articolo vedremo nel dettaglio strumenti, metodologie e abilità necessarie per padroneggiare al meglio l’arte di risoluzione dei problemi.

PROBLEM SOLVING: SIGNIFICATO

La definizione letterale di problem solving è “risoluzione di problemi” ma il vero significato del problem solving va oltre il semplice superamento di un ostacolo o di una sfida. Si tratta di un’abilità che ci permette di identificare un problema, analizzarne le cause , generare opzioni di soluzione e selezionare la migliore tra queste.

Tutti noi sperimentiamo il problem solving nella vita quotidiana, dovendo costantemente affrontare problemi di varia natura. La differenza è che ogni persona ha il proprio modo di gestirli. Alcuni di noi sono più reattivi e pronti ad agire istantaneamente, mentre altri sono più riflessivi. Ci sono persone che sanno ingegnarsi e trovare soluzioni creative e fuori dagli schemi, mentre altre sono più analitiche e razionali e scelgono binari prestabiliti.

Vediamo quali solo le varie metodologie tra cui scegliere per la risoluzione dei problemi.

10 STRUMENTI DI PROBLEM SOLVING

Se ormai il problem solving non può più essere relegato ad un talento che qualcuno ha e qualcuno no, ecco una panoramica di 10 strumenti che possono aiutare nella risoluzione di un problema. Ti consiglio di approfondire quei due o tre che senti più vicini alla tua modalità di pensiero o più idonei al caso specifico che sei chiamato ad affrontare.

Devi rispondere a domande fondamentali, come Who (Chi), What (Cosa), When (Quando), Where (Dove), Why (Perché), How (Come) e How much (Quanto). Aiuta a identificare i dettagli essenziali del problema e a ottenere una visione chiara della situazione.

ANALISI DI ISHIKAWA

Permette di analizzare e comprendere le relazioni di causa-effetto di un problema o di un fenomeno. Bisogna coinvolgere un gruppo di persone pratiche dell’argomento, le quali dovranno esprimere liberamente le proprie ipotesi e opinioni al fine di individuare la causa a monte del problema. La costruzione del diagramma inizia con l’identificazione chiara del problema al centro e si procede aggiungendo gradualmente le diverse categorie di cause che potrebbero contribuire all’effetto indesiderato. L’analisi delle correlazioni tra le cause aiuta a individuare le soluzioni più efficaci e appropriate. Infine, si valutano gli effetti delle decisioni prese per risolvere il problema.

MAPPE MENTALI

Rappresenta graficamente le idee e le connessioni associate a un problema. Partendo da un’idea centrale , si creano rami e sottorami che rappresentano le associazioni e le possibili soluzioni. Molto utile per avere una visione d’insieme della situazione.

BRAINSTORMING

Un gruppo, solitamente un team di lavoro, si riunisce per condividere liberamente le proprie idee e suggerimenti, senza nessun tipo di pregiudizio o critica. Ogni suggerimento va analizzato con cura, anche se in prima battuta assurdo! Questa tecnica promuove la creatività e può favorire la nascita di soluzioni originali.

TECNICA DEI SEI CAPPELLI

La tecnica dei Sei Cappelli di Edward de Bono , prevede l’utilizzo di sei “cappelli” metaforici, ognuno dei quali rappresenta un diverso modo approcciare il problema. Si devono metaforicamente indossare uno dopo l’altro tutti e sei i cappelli e ragionare dando priorità all’aspetto indicato dal colore: bianco (fatti e informazioni), rosso (emozioni e intuizioni), nero (aspetti negativi e criticità), giallo (benefici e vantaggi), verde (creatività e nuove idee) e blu (organizzazione e gestione del processo). Dopo aver analizzato tutti questi punti di vista, si può giungere alla soluzione migliore.

ANALISI DI PARETO

La regola del 80/20 di Pareto suggerisce che l’80% degli effetti è causato dal 20% delle cause . L’analisi di Pareto consente di individuare e concentrarsi sulle cause più significative per ottenere un impatto significativo sulla risoluzione del problema.

MATRICE DI DECISIONE

Fornisce una struttura per valutare e confrontare diverse opzioni in base a criteri specifici. Si crea una tabella in cui le opzioni sono elencate verticalmente e i criteri di valutazione sono elencati orizzontalmente. Attraverso l’assegnazione di pesi o punteggi, la matrice di decisione aiuta a prendere decisioni informate e a selezionare la migliore opzione.

ANALISI SWOT

Valuta i punti di forza ( Strengths ), le debolezze ( Weaknesses ), le opportunità ( Opportunities ) e le minacce ( Threats ) di una situazione. L’obiettivo è identificare gli aspetti interni ed esterni che influenzano il problema e formulare strategie mirate alla sua risoluzione.

È un acronimo che sta per Lista, Identifica, Scegli, Crea, Agisci. Questo approccio fornisce una guida strutturata per affrontare un problema. Innanzitutto, si crea una lista di tutti gli aspetti e le componenti del problema. Successivamente, si identificano le cause principali e gli effetti. Dopo aver compreso appieno la situazione, si scelgono le opzioni possibili per risolvere il problema. Quindi, si crea un piano d’azione dettagliato e si agisce di conseguenza.

DIAGRAMMA DI GANTT

È uno strumento di gestione del progetto che può essere utilizzato anche per il problem solving. Questo diagramma visualizza le attività necessarie per risolvere un problema e mostra il loro ordine temporale . Ogni attività è rappresentata da una barra orizzontale sulla linea temporale, indicando la sua durata e le dipendenze tra le diverse attività. Questa tecnica aiuta a pianificare e monitorare l’avanzamento nella risoluzione del problema, garantendo una gestione efficace del tempo e delle risorse.

PROBLEM SOLVING: METODOLOGIA

La metodologia per il processo di risoluzione di problemi non è univoca. Vediamo le opzioni principali, in modo da trovare quella più adatta a noi e al nostro caso specifico:

Applied Problem Solving: è un sistema pratico di problem solving che può essere adattato a diverse situazioni reali. Questa metodologia prevede un’ analisi approfondita del contesto e dell’ambiente circostante. Gli individui raccolgono dati, informazioni ed evidenze per ricostruire i fatti e definire il problema in modo preciso. Successivamente, si individuano le cause del problema fino ad arrivare alla causa principale e si studiano le possibili soluzioni. Si seleziona l’alternativa ritenuta più efficace in termini di rapporto rischi-benefici e si valutano i risultati ottenuti.

Define, Measure, Analyze, Improve, Control: è una metodologia di problem solving strutturata utilizzata per migliorare l’efficienza dei processi . Questo approccio prevede cinque fasi distintive:

• Si inizia definendo chiaramente il problema e stabilendo gli obiettivi da raggiungere.
• Si misurano i parametri chiave del processo per valutarne l’efficacia.
• Nell’ analisi , si esaminano i dati raccolti per identificare le cause principali del problema.
• Nella fase di miglioramento , si progettano e si implementano soluzioni per ottimizzare il processo.
• Nella fase di controllo , si monitorano costantemente i risultati per garantire che il processo rimanga in linea con gli obiettivi prefissati.

Failure Modes, Effects, and Criticality Analysis: è una metodologia utilizzata principalmente nell’ambito industriale per la gestione dei guasti e la manutenzione di macchine e impianti complessi .

Questo processo consiste nell’analizzare e valutare i modi in cui un sistema o un componente può fallire (failure modes), gli effetti di tali guasti (effects) e la loro criticità (criticality).

L’obiettivo è identificare le cause dei guasti e le conseguenze che potrebbero derivarne, in modo da sviluppare strategie per prevenirli o mitigarne gli effetti negativi.

Plan-Do-Check-Act) noto anche come Ciclo di Deming, è un metodo strutturato per il miglioramento continuo dei processi . Questa metodologia si basa su quattro fasi:

• Nella fase di pianificazione (Plan), si stabiliscono gli obiettivi e si pianificano le attività necessarie per raggiungerli.
• Nella fase di esecuzione (Do), si mettono in atto le azioni pianificate.
• Nella fase di verifica (Check), si valutano i risultati ottenuti e si confrontano con gli obiettivi prefissati.
• Nella fase di azione correttiva (Act), si apportano modifiche e miglioramenti in base all’analisi dei risultati.

Questo ciclo si replica in maniera ripetuta per raggiungere un miglioramento continuo.

Focalizzare, Analizzare, Risolvere, Eseguire è la metodologia di problem solving più diffusa e si articola in quattro fasi:

• Si inizia focalizzandosi sul problema, definendolo in modo chiaro e preciso.
• Si procede poi all’ analisi approfondita delle cause e degli elementi che contribuiscono al problema.
• Si sviluppano e si valutano diverse soluzioni per risolvere il problema.
• Si esegue la soluzione scelta , mettendo in atto le azioni necessarie per risolvere il problema identificato.

PROBLEM SOLVING: 10 SKILLS A SUPPORTO

Questa competenza sarà sempre più richiesta perchè in realtà non si tratta di un’unica skill, ma si nutre di un ampio ventaglio di skills a supporto, tra cui:

1) Pensiero critico : saper valutare in modo oggettivo le informazioni, analizzare in modo approfondito i problemi e prendere decisioni razionali basate su prove solide.

2) Creatività : saper pensare in modo innovativo, generare nuove idee e approcci originali nella risoluzione dei problemi.

3) Comunicazione efficace nell’esprimere chiaramente le proprie idee.

4) Lavorare in gruppo , condividendo idee, risorse e responsabilità per trovare soluzioni condivise e raggiungere obiettivi comuni.

5) Gestione del tempo efficace, stabilendo le priorità, pianificando le attività e rispettando le scadenze per garantire una ottimale gestione dei problemi e delle attività correlate.

6) Flessibilità , specialmente mentale, nel cercare soluzioni alternative e abbracciare l’incertezza nel processo di problem solving.

7) Pensiero sistemico nel comprendere e considerare i problemi all’interno di un contesto più ampio, identificando le interconnessioni e le relazioni tra i diversi elementi per individuare soluzioni globali ed evitare soluzioni a breve termine. Questa abilità è talmente importante che rientra tra le quattro capacità di leadership da sviluppare per chi vuole lavorare in questo senso.

8) Leadership nell’ assumere un ruolo guida durante il processo, ispirando e motivando gli altri, coordinando le attività, facilitando la collaborazione e mostrandosi tutte le caratteristiche di un leader di successo.

9) Ascolto attivo : tra tutti i tipi di ascolto è l’unico in cui si presta attenzione in modo completo e consapevole a ciò che viene comunicato da un’altra persona. Nel problem solving, l’ ascolto attivo consente di comprendere appieno le esigenze, le prospettive e le idee degli altri.

10) Curiosità nell’esplorare, scoprire e imparare nuove cose. Nel problem solving spinge a porre domande, a esplorare diverse prospettive e ad andare oltre le soluzioni convenzionali.

IL PROBLEM SOLVING NEL FUTURO DEL LAVORO

Così come nella vita personale, anche nel contesto lavorativo, i problemi sono sempre stati presenti, ma negli ultimi anni, la competenza del problem solving è diventata ancora più cruciale. Basti pensare che il problem solving rientra tra le 10 soft skills del futuro , secondo quanto affermato dal “The Future of Jobs Report” del 2020

Il mondo è diventato incredibilmente complesso, immerso in una trasformazione digitale e in un’epoca di cambiamenti tumultuosi. Specialmente nel mondo post pandemico, la capacità di problem solving diventa essenziale non solo per affrontare le sfide attuali, ma anche per “ riprogrammare” i nostri piani futuri .

Sarà capitato a chiunque almeno di ascoltare la vicenda di un responsabile costretto ad affrontare una riduzione dei costi. Piuttosto che intervenire a gamba tesa con tagli al personale, può sfruttare il problem solving per analizzare i processi, identificare le inefficienze, sviluppare strategie. Il tutto proprio coinvolgendo quel personale che, altrimenti, rischierebbe il posto di lavoro.

Dovremo quindi sempre più essere in grado di adattarci, trovare soluzioni innovative e affrontare con sicurezza le difficoltà che si presenteranno lungo il percorso.

UN INSOLITO PUNTO DI VISTA

Nella tua data di nascita leggi un 12? Ad esempio sei nato il 12 marzo oppure un qualunque giorno del mese di Dicembre (12° mese dell’anno)?

Allora ti consiglio di leggere questo originale approfondimento, contenuto nella nostra rubrica Numerologia e Lavoro, sul 12, l’Archetipo del Problem Solving .

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Sono l’ideatrice di CarrieraVincente.it

Nata con un amore smisurato per le parole, l’ho declinato in una Laurea in Giurisprudenza e in tanti anni di professione in ambito comunicazione, marketing e vendite.

Ho poi conosciuto Google, e non ce ne è stato più per nessuno ⭐

Se vuoi saperne di più su di me, trovi la mia storia in questa pagina .

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Problem solving: come definire e risolvere un problema

L’attitudine alla risoluzione dei problemi può rappresentare una risorsa individuale molto importante nella vita personale, sociale e lavorativa di ciascuno di noi. Ma che cos’è la risoluzione di un problema?

In questo articolo approfondiremo il tema del problem solving , analizzando:

• quali sono le fasi possibili per la risoluzione di un problema
• quali possono essere i principali ostacoli alla soluzione di un problema
• come individuare qual è l’obiettivo finale del problem solving.

Cos'è il problem solving

La definizione di problem solving, stando alla traduzione letterale, è “ risoluzione di un problema ”. Chi ha inventato il problem solving è George Polya, un matematico che nel 1945 ha pubblicato il libro “How to solve it”, definendo i quattro principi base del problem solving che conosciamo oggi. 

Tipi di pensiero coinvolti nel problem solving

La capacità di risolvere un problema, che deriva dalla capacità di analizzarlo e valutarlo, è stata messa in relazione con il pensiero laterale o divergente (che ricordiamo è una caratteristica peculiare dei "bambini gifted" o con plusdotazione ). 

Il rapporto tra pensiero divergente e problem solving è molto stretto, perché la capacità di pensare in maniera creativa e "fuori dagli schemi" che caratterizza il pensiero laterale, può essere molto utile a trovare soluzioni innovative al problema da affrontare. 

Il problem solving è strettamente legato anche 

• al pensiero consequenziale , che ci consente di prendere decisioni prevedendo in anticipo le possibili conseguenze
• al pensiero mezzi-fini o analitico , che include la capacità di pianificare le singole azioni che ci separano da un obiettivo.

Dal problem solving in matematica a quello nel marketing, da quello in medicina al problem solving nella riabilitazione psichiatrica, dal problem solving nella pubblica amministrazione a quello in azienda, le strategie e le tecniche di problem solving possono essere utili in diversi ambiti.

Allena le tue capacità di problem solving con l'aiuto di un esperto.

Le fasi del problem solving

Il problem solving è un’ ottima skill per completare le proprie competenze organizzative e gestionali. Esso è utile, per esempio, per risolvere eventuali problemi sul lavoro , ed è tra gli strumenti che possono favorire una proficua e positiva gestione del conflitto e, di conseguenza, il benessere organizzativo in azienda.

Possiamo immaginare la metodologia del problem solving in un processo diviso in 5 fasi:

• identificare il problema , i fattori principali che lo costituiscono e l’ambito del problema. In questa fase è molto importante possedere una buona capacità di analisi
• individuare le diverse opzioni di soluzione: in questa fase può essere utile utilizzare il brainstorming , che permette di stimolare la produzione delle idee 
• valutazione della soluzione (o della combinazione di soluzioni) più idonea, favorita dalla metodologia dei pro e contro 
• sviluppo del piano d’azione , fase in cui si stabiliscono ruoli e responsabilità a seconda delle competenze
• misurazione dell’efficacia , quella fase in cui si valuta il risultato della strategia di problem solving messa in atto.

Definire il problema

Possiamo parlare di problema ogni qual volta ci troviamo di fronte a una discrepanza tra il nostro stato attuale e ciò che desideriamo. In questo caso, identificare questa discrepanza rappresenta il primo passo per poterla risolvere.

Per definire il problema, è utile porsi alcune domande la cui risposta ci consente di avere una visione più ampia e oggettiva:

• interrogarsi circa la natura del problema
• chiederci se disponiamo di tutte le informazioni sul problema 
• chiarire quali sono gli obiettivi che vogliamo raggiungere e quali soluzioni alternative abbiamo
• valutare se coinvolgere qualcuno nella soluzione del problema.

È importante descrivere quanto più oggettivamente possibile i vari elementi del problema. In questo caso è importante chiedersi:

• quando è iniziato il problema
• perché è sorto
• dove si presenta
• chi è coinvolto
• cosa ci mette in crisi
• che prezzo stiamo pagando
• cosa accadrà se non lo risolveremo.

Definire il problema ci consente di riflettere maggiormente e meglio su tale evento, aiutandoci a trovare soluzioni più efficaci non dettate da meccanismi automatici o da emozioni come ansia e rabbia .

La definizione degli obiettivi e la scelta della soluzione

Qual è il primo passo che porta alla possibile risoluzione di un problema? Una volta definito il problema, bisogna stabilire quali sono gli obiettivi che vogliamo raggiungere , possibilmente fissando degli indicatori misurabili. 

Fatto questo, dobbiamo creare diverse alternative di soluzione. È soprattutto in questa fase che il pensiero laterale ci aiuta a produrre delle soluzioni nuove, che possono anche essere una combinazione inedita delle opzioni emerse in fase di brainstorming. 

Poi, per ciascuna possibilità di scelta, dobbiamo valutare costi e benefici , che ci permetterà di prendere una decisione più consapevole e con maggiori probabilità di adattarsi alle nostre esigenze. 

La risoluzione del problema

Messa in atto la soluzione scelta, bisogna verificare se essa risolve il problema. Se ciò non avviene, si passa alla soluzione successiva. Per ogni soluzione scelta andranno pianificate le azioni stabilendo:

• i compiti (cosa fare)
• le risorse (con quali mezzi)
• i processi (quando).

È importante sottolineare che alcuni problemi vanno scomposti in micro-problemi per poter essere risolti.

La tecnica f.a.r.e. del problem solving

Le metodologie per applicare il problem solving sono diverse:

• DMAIC ( Define, Measure, Analyze, Improve and Control )
• APS ( Applied Problem Solving )
• FMECA ( Failure Modes, Effects and Criticality Analysis )
• PDCA o ciclo di Deming

Con l'acronimo f.a.r.e., si fa riferimento a quattro passaggi necessari alla risoluzione del problema, qualsiasi sia la sua natura e il suo ambito di applicazione. Andiamo a descrivere brevemente questi passaggi:

• focalizzare : in questa fase si individua il problema o i problemi oggetto di attenzione, individuandone e descrivendone le caratteristiche
• analizzare : in questo passaggio si decide  quali sono i dati utili per l' analisi del problema stesso,  approfondendo i fattori rilevanti
• risolvere : in questa fase si trovano soluzioni alternative dalle quali selezionarne una per sviluppare un piano di attuazione
• eseguire : l'ultimo passaggio prevede l'applicazione della soluzione scelta e il monitoraggio del risultato atteso.

Problem setting, problem posing e problem solving

Come abbiamo visto, prima della soluzione del problema, definito sinteticamente problem solving, c’è un passaggio precedente, il problem setting , che consiste nella definizione del problema ovvero di tutto ciò che può essere risolto, separandolo da tutte quelle condizioni che per loro natura non possono essere modificate.

Il problem posing , invece, rappresenta un metodo di individuazione e concettualizzazione del problema utilizzando il pensiero critico mentre, solitamente, nel problem solving tale processo avviene utilizzando le conoscenze pregresse, ovvero regole già apprese.

Decision making e problem solving: differenza

Spesso i termini decision making e problem solving vengono utilizzati insieme, si tratta infatti di due soft skills molto importanti nel mondo del lavoro. Qual è quindi la differenza tra decision making e problem solving? 

Il gioco degli scacchi ci permette di fare un ottimo esempio per distinguere problem solving e decision making. Se infatti, in fase di apertura, il giocatore si trova davanti a una decisione da prendere in una situazione di incertezza, fare una mossa sotto scacco rappresenta sicuramente un problema da risolvere.

Mentre quindi con il problem solving individuiamo un problema e le possibili soluzioni, il decision making rappresenta la capacità di scegliere la soluzione da mettere in atto.

Affronta ogni problema con più consapevolezza, un professionista può aiutarti.

Problem solving e creatività

Problem solving e creatività rappresentano delle capacità trasversali che possono essere determinanti per raggiungere il successo. Abbiamo visto come, attraverso l’utilizzo del problem solving e le diverse fasi che lo compongono, si possa giungere alla soluzione del problema. 

La  creatività, invece, rappresenta la capacità di andare al di là di ciò che è conosciuto , trovando nuove strategie e soluzioni, andando oltre ciò che è noto. Lo stesso problem solving può diventare un atto creativo nel momento in cui si esce dai soliti schemi per trovare nuovi modi per definire il problema creando, di conseguenza, soluzioni creative.

Problem solving: esempi pratici a scuola 

I possibili esempi di problem solving nella vita quotidiana sono numerosi. Un ambito particolarmente utile di applicazione del problem solving è a scuola e con i bambini . Gli alunni si ritrovano infatti a dover risolvere diversi problemi e non solo durante l’ora di matematica. 

Quando interagiscono gli uni con gli altri, le capacità di problem solving interpersonale , per esempio, possono favorire l’adozione di comportamenti socialmente competenti. Un modo per aiutare lo sviluppo del problem solving è quello di creare in classe, attraverso il gioco, situazioni problema che devono essere risolte. 

Il gioco dell’autobus è un esempio di problem solving di gruppo da svolgere in classe. I bambini sono seduti su delle sedie disposte in modo da sembrare sedili di un autobus, l’insegnante è in prima fila e finge di muovere il volante, poi dice:

“Che rumore! Avete sentito? è scoppiata una ruota! Ora prendo il cric e provo ad alzare l’autobus. Caspita, l’autobus è molto pesante e si abbassa subito. Come possiamo fare ad arrivare in tempo a scuola?”

A questo punto i bambini sono invitati a proporre delle soluzioni da scrivere sulla lavagna. Per ognuna delle proposte i bambini sono invitati a pensare a tre possibili conseguenze e stimolati con domande come:

• cosa potrebbe accadere dopo?
• cosa potrebbe fare l’autista?
• come potrebbe sentirsi l’autista? 

Alla fine, tutta la classe voterà a maggioranza una possibile soluzione per terminare l’attività di problem solving.

Un altro esercizio di problem solving per i bambini potrebbe essere svolto con l’ausilio della scrittura , chiedendo loro di scrivere la parte centrale (quindi la soluzione) di una storia con finale dato. Ecco un esempio di storia da proporre:

“Luca doveva incontrare Diana al cinema alle 16:00, ma lei non si è presentata all’appuntamento. Luca è molto arrabbiato con Diana, l’ha aspettata a lungo e alla fine vede il film da solo. La storia finisce con Luca che non è più arrabbiato.”

Tra le possibili esercitazioni di problem solving adatte alla scuola dell’infanzia c’è poi la seguente:

“Tre bambini, Luigi, Diego e Nicola, vogliono disegnare ma hanno una sola matita. Cosa potresti fare al loro posto?” Per facilitare il lavoro, si possono proporre agli alunni delle soluzioni da cui partire come:

• fare a turno
• lasciare la matita al più bravo
• lasciare la matita il più forte
• cambiare gioco.   

La percezione del problema

Ci sono alcuni fattori che possono rendere difficile mettere in pratica la metodologia del problem solving. Prima ancora di cimentarsi a identificare il problema, è importante valutare quali sono:

• le credenze
• le emozioni
• gli obiettivi

che ci avvicinano o ci allontanano da una corretta messa a fuoco dell’evento problematico e dalla sua risoluzione. Le persone possono avere un orientamento positivo o negativo al problema.

Nel primo caso :

• tendono a valutare il problema come una sfida
• pensano che i problemi siano risolvibili e che sia necessario l’impiego di tempo ed energie per ottenere il successo
• provano un senso di fiducia nelle proprie capacità.

Nel secondo caso , invece:

• percepiscono il problema come una minaccia al proprio benessere
• provano frustrazione nel non ottenere tutto e subito
• tendono ad avere poca fiducia nelle proprie capacità di coping
• adottano comportamenti di evitamento nei confronti della situazione problematica.

Lavorare sull’orientamento negativo al problema, quindi, risulta fondamentale per la riuscita della risoluzione e, sia nella fase iniziale che in tutti i passaggi del problem solving, è importante tener conto di questo fenomeno per potervi intervenire qualora risulti necessario.

L’aiuto della psicoterapia

Mediante il problem solving possiamo risolvere qualsiasi tipo di problema, partendo dall’analisi del nostro modo di orientarci ad esso, dalla sua definizione e dalla scelta delle soluzioni alternative che possiamo mettere in atto.

Ma la capacità di risolvere i problemi si può imparare, oppure l’attitudine al problem solving è innata?  L’approccio cognitivo-comportamentale prevede la psicoeducazione al problem solving , per consentire all’individuo di acquisire nuove abilità e risorse necessarie a fronteggiare le difficoltà riportate in terapia.

Questo metodo, che possiamo utilizzare in qualsiasi contesto, ci consente anche di aumentare le nostre risorse personali , ampliando la nostra capacità di riflettere sui nostri pensieri e le nostre emozioni, e sulle credenze relative alle nostre capacità personali, quando affrontiamo un problema.

Alla luce di quanto detto, potrai fronteggiare il prossimo problema con una maggior consapevolezza rispetto alla sua natura e alle tue potenzialità. Non ti resta che provare!

Libri sul problem solving

Per approfondire l’argomento potrebbero aiutarti i seguenti libri: 

• Manuale di Problem Solving , V. Pazienza, HOW edizioni
• Problem solving strategico da tasca. L’arte di trovare soluzioni a problemi irrisolvibili , G. Nardone, Ponte alle Grazie  ‍
• La creatività e il problem solving , A. Fischetti, Alpha Test edizioni.

Vuoi saperne di più sul tuo benessere psicologico?

Fare un test psicologico può aiutare ad avere maggiore consapevolezza del proprio benessere.

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Interview Questions

Comprehensive Interview Guide: 60+ Professions Explored in Detail

26 Good Examples of Problem Solving (Interview Answers)

By Biron Clark

Published: November 15, 2023

Employers like to hire people who can solve problems and work well under pressure. A job rarely goes 100% according to plan, so hiring managers will be more likely to hire you if you seem like you can handle unexpected challenges while staying calm and logical in your approach.

But how do they measure this?

They’re going to ask you interview questions about these problem solving skills, and they might also look for examples of problem solving on your resume and cover letter. So coming up, I’m going to share a list of examples of problem solving, whether you’re an experienced job seeker or recent graduate.

Then I’ll share sample interview answers to, “Give an example of a time you used logic to solve a problem?”

Problem-Solving Defined

It is the ability to identify the problem, prioritize based on gravity and urgency, analyze the root cause, gather relevant information, develop and evaluate viable solutions, decide on the most effective and logical solution, and plan and execute implementation. 

Problem-solving also involves critical thinking, communication, listening, creativity, research, data gathering, risk assessment, continuous learning, decision-making, and other soft and technical skills.

Solving problems not only prevent losses or damages but also boosts self-confidence and reputation when you successfully execute it. The spotlight shines on you when people see you handle issues with ease and savvy despite the challenges. Your ability and potential to be a future leader that can take on more significant roles and tackle bigger setbacks shine through. Problem-solving is a skill you can master by learning from others and acquiring wisdom from their and your own experiences. 

It takes a village to come up with solutions, but a good problem solver can steer the team towards the best choice and implement it to achieve the desired result.

Watch: 26 Good Examples of Problem Solving

Examples of problem solving scenarios in the workplace.

• Correcting a mistake at work, whether it was made by you or someone else
• Overcoming a delay at work through problem solving and communication
• Resolving an issue with a difficult or upset customer
• Overcoming issues related to a limited budget, and still delivering good work through the use of creative problem solving
• Overcoming a scheduling/staffing shortage in the department to still deliver excellent work
• Troubleshooting and resolving technical issues
• Handling and resolving a conflict with a coworker
• Solving any problems related to money, customer billing, accounting and bookkeeping, etc.
• Taking initiative when another team member overlooked or missed something important
• Taking initiative to meet with your superior to discuss a problem before it became potentially worse
• Solving a safety issue at work or reporting the issue to those who could solve it
• Using problem solving abilities to reduce/eliminate a company expense
• Finding a way to make the company more profitable through new service or product offerings, new pricing ideas, promotion and sale ideas, etc.
• Changing how a process, team, or task is organized to make it more efficient
• Using creative thinking to come up with a solution that the company hasn’t used before
• Performing research to collect data and information to find a new solution to a problem
• Boosting a company or team’s performance by improving some aspect of communication among employees
• Finding a new piece of data that can guide a company’s decisions or strategy better in a certain area

Problem Solving Examples for Recent Grads/Entry Level Job Seekers

• Coordinating work between team members in a class project
• Reassigning a missing team member’s work to other group members in a class project
• Adjusting your workflow on a project to accommodate a tight deadline
• Speaking to your professor to get help when you were struggling or unsure about a project
• Asking classmates, peers, or professors for help in an area of struggle
• Talking to your academic advisor to brainstorm solutions to a problem you were facing
• Researching solutions to an academic problem online, via Google or other methods
• Using problem solving and creative thinking to obtain an internship or other work opportunity during school after struggling at first

You can share all of the examples above when you’re asked questions about problem solving in your interview. As you can see, even if you have no professional work experience, it’s possible to think back to problems and unexpected challenges that you faced in your studies and discuss how you solved them.

Interview Answers to “Give an Example of an Occasion When You Used Logic to Solve a Problem”

Now, let’s look at some sample interview answers to, “Give me an example of a time you used logic to solve a problem,” since you’re likely to hear this interview question in all sorts of industries.

Example Answer 1:

At my current job, I recently solved a problem where a client was upset about our software pricing. They had misunderstood the sales representative who explained pricing originally, and when their package renewed for its second month, they called to complain about the invoice. I apologized for the confusion and then spoke to our billing team to see what type of solution we could come up with. We decided that the best course of action was to offer a long-term pricing package that would provide a discount. This not only solved the problem but got the customer to agree to a longer-term contract, which means we’ll keep their business for at least one year now, and they’re happy with the pricing. I feel I got the best possible outcome and the way I chose to solve the problem was effective.

Example Answer 2:

In my last job, I had to do quite a bit of problem solving related to our shift scheduling. We had four people quit within a week and the department was severely understaffed. I coordinated a ramp-up of our hiring efforts, I got approval from the department head to offer bonuses for overtime work, and then I found eight employees who were willing to do overtime this month. I think the key problem solving skills here were taking initiative, communicating clearly, and reacting quickly to solve this problem before it became an even bigger issue.

Example Answer 3:

In my current marketing role, my manager asked me to come up with a solution to our declining social media engagement. I assessed our current strategy and recent results, analyzed what some of our top competitors were doing, and then came up with an exact blueprint we could follow this year to emulate our best competitors but also stand out and develop a unique voice as a brand. I feel this is a good example of using logic to solve a problem because it was based on analysis and observation of competitors, rather than guessing or quickly reacting to the situation without reliable data. I always use logic and data to solve problems when possible. The project turned out to be a success and we increased our social media engagement by an average of 82% by the end of the year.

Answering Questions About Problem Solving with the STAR Method

When you answer interview questions about problem solving scenarios, or if you decide to demonstrate your problem solving skills in a cover letter (which is a good idea any time the job description mention problem solving as a necessary skill), I recommend using the STAR method to tell your story.

STAR stands for:

It’s a simple way of walking the listener or reader through the story in a way that will make sense to them. So before jumping in and talking about the problem that needed solving, make sure to describe the general situation. What job/company were you working at? When was this? Then, you can describe the task at hand and the problem that needed solving. After this, describe the course of action you chose and why. Ideally, show that you evaluated all the information you could given the time you had, and made a decision based on logic and fact.

Finally, describe a positive result you got.

Whether you’re answering interview questions about problem solving or writing a cover letter, you should only choose examples where you got a positive result and successfully solved the issue.

Example answer:

Situation : We had an irate client who was a social media influencer and had impossible delivery time demands we could not meet. She spoke negatively about us in her vlog and asked her followers to boycott our products. (Task : To develop an official statement to explain our company’s side, clarify the issue, and prevent it from getting out of hand). Action : I drafted a statement that balanced empathy, understanding, and utmost customer service with facts, logic, and fairness. It was direct, simple, succinct, and phrased to highlight our brand values while addressing the issue in a logical yet sensitive way.   We also tapped our influencer partners to subtly and indirectly share their positive experiences with our brand so we could counter the negative content being shared online.  Result : We got the results we worked for through proper communication and a positive and strategic campaign. The irate client agreed to have a dialogue with us. She apologized to us, and we reaffirmed our commitment to delivering quality service to all. We assured her that she can reach out to us anytime regarding her purchases and that we’d gladly accommodate her requests whenever possible. She also retracted her negative statements in her vlog and urged her followers to keep supporting our brand.

What Are Good Outcomes of Problem Solving?

Whenever you answer interview questions about problem solving or share examples of problem solving in a cover letter, you want to be sure you’re sharing a positive outcome.

Below are good outcomes of problem solving:

• Saving the company time or money
• Making the company money
• Pleasing/keeping a customer
• Obtaining new customers
• Solving a safety issue
• Solving a staffing/scheduling issue
• Solving a logistical issue
• Solving a company hiring issue
• Solving a technical/software issue
• Making a process more efficient and faster for the company
• Creating a new business process to make the company more profitable
• Improving the company’s brand/image/reputation
• Getting the company positive reviews from customers/clients

Every employer wants to make more money, save money, and save time. If you can assess your problem solving experience and think about how you’ve helped past employers in those three areas, then that’s a great start. That’s where I recommend you begin looking for stories of times you had to solve problems.

Tips to Improve Your Problem Solving Skills

Throughout your career, you’re going to get hired for better jobs and earn more money if you can show employers that you’re a problem solver. So to improve your problem solving skills, I recommend always analyzing a problem and situation before acting. When discussing problem solving with employers, you never want to sound like you rush or make impulsive decisions. They want to see fact-based or data-based decisions when you solve problems.

Next, to get better at solving problems, analyze the outcomes of past solutions you came up with. You can recognize what works and what doesn’t. Think about how you can get better at researching and analyzing a situation, but also how you can get better at communicating, deciding the right people in the organization to talk to and “pull in” to help you if needed, etc.

Finally, practice staying calm even in stressful situations. Take a few minutes to walk outside if needed. Step away from your phone and computer to clear your head. A work problem is rarely so urgent that you cannot take five minutes to think (with the possible exception of safety problems), and you’ll get better outcomes if you solve problems by acting logically instead of rushing to react in a panic.

You can use all of the ideas above to describe your problem solving skills when asked interview questions about the topic. If you say that you do the things above, employers will be impressed when they assess your problem solving ability.

If you practice the tips above, you’ll be ready to share detailed, impressive stories and problem solving examples that will make hiring managers want to offer you the job. Every employer appreciates a problem solver, whether solving problems is a requirement listed on the job description or not. And you never know which hiring manager or interviewer will ask you about a time you solved a problem, so you should always be ready to discuss this when applying for a job.

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Problem solving: una competenza sempre più richiesta nel mondo del lavoro

Il rapporto The Future of Jobs 2020, definisce il problem solving come una delle competenze chiave per i prossimi anni, anche a seguito delle sfide innescate dalla pandemia.

E’ sempre più frequente, in ambito professionale, sentire circolare il termine soft skill : si tratta di una definizione tramite la quale si indicano una serie di competenze trasversali   e comportamentali che, in contesti lavorativi, hanno un ruolo al pari, se non più rilevante, rispetto a quelle tecniche e professionali. Ci stiamo riferendo a competenze quali la capacità di lavorare in squadra, di essere in grado di governare al meglio lo stress e specialmente di avere doti di problem solving , un aspetto, quest’ultimo, sul quale è certamente opportuno un approfondimento, anche alla luce del crescente interesse delle imprese verso risorse umane che ne sono in possesso.

Cosa significa problem solving

Come acquisire competenze di problem solving, le abilità chiave del problem solver, olimpiadi di problem solving: educare i ragazzi a una competenza chiave per il loro futuro.

Il rapporto  The Future of Jobs 2020 , reso pubblico a ottobre 2020 e curato dal World Economic Forum  con l’obiettivo di individuare la mappa dei posti di lavoro e delle competenze richieste dal mercato per il prossimo futuro, definisce il problem solving come una delle competenze chiave per i prossimi anni, anche a seguito delle sfide innescate dalla pandemia.

E’ opportuno, quindi, definire questa soft skill e capire cosa significa praticamente; letteralmente la traduzione è “risoluzione di problemi”: il termine, in realtà, abbraccia tutte le metodologie per elaborare la migliore e più efficace risposta possibile ad una situazione di criticità, molto spesso nuova e mai affrontata prima. Tutto ciò diventa strategico nel mondo del lavoro, specie se analizziamo la fase complessa che stiamo vivendo, segnata da una decisa transizione verso la trasformazione digitale , che, quando sarà definitivamente compiuta, nella maggioranza dei contesti economici aziendali, produrrà una rivoluzione delle competenze umane, dove quelle più ripetitive e semplici saranno sostituite da sistemi di intelligenza artificiale e di robotica, nell’ottica dell’industria 4.0.

Questa situazione porterà senza dubbio ad una maggior valorizzazione di competenze umane, connesse con la creatività e l’intuito personale: in più gli strascichi della pandemia imporranno cambiamenti continui nelle politiche aziendali, a fronte di un contesto incerto e pieno di difficoltà. Insomma siamo di fronte ad una situazione in cui, chi ha competenze di problem solving, disporrà di una marcia in più per governare il cambiamento e riprogrammare, in certi casi, anche la missione della propria azienda.

Per molte persone il concetto di soluzione di problemi fa parte del proprio DNA, una sorta di inclinazione naturale, ma non per tutti è così; esistono diversi metodi per acquisire tale competenza, fra cui il più diffuso si sviluppa in quattro passaggi:

• Definire quale è problema : è una fase fondamentale, in quanto l’analisi approfondita di una determinata situazione critica è la base per giungere ad una soluzione efficace. E’ necessario individuare la radice del vero problema e, per farlo, può essere utile utilizzare il metodo dei “ 5 Perché” , che si sostanzia in uno studio della situazione partendo dal problema più evidente e giungengo a problemi successivi, ponendosi domande (i “Perché”) per 5 volte per giungere ad una risposta sensata, e, quindi, ad un approfondimento completo.
• Ideare le alternative : è la fase più creativa, quella in cui si studiano soluzioni al problema che è stato evidenziato, tramite una puntuale organizzazione delle informazioni e l’individuazione delle risorse disponibili per giungere ad un piano di attuazione. Può essere strategico avvalersi di metodologie di design thinking,  modello progettuale volto alla soluzione di problemi complessi, promosso circa 20 anni fa presso l’Università di Standford (California), attraverso l’integrazione di capacità analitiche e creative.
• Analizzare e selezionare le alternative : è fondamentale l’analisi di più soluzioni alternative al problema, prima di scegliere quella che appare più consona al raggiungimento dell’obiettivo. In questa fase risulta particolarmente efficace il ‘decision making’ , ovvero quel processo che è il risultato di una sinergia fra aspetti cognitivi ed ed emozionale, dai quali può scaturire la scelta finale.
• Attuare le soluzioni : definita la soluzione e studiato un piano per attuarlo, è necessario, ovviamente, giungere alla fase esecutiva, in cui il processo di problem solving trova compimento. E’ indispensabile fare in modo che ogni parte del piano sia realizzata al meglio e che avvenga un monitoraggio continuo sull’impatto che genera e sul possibile successo finale.

L’efficienza nella soluzioni di problemi è anche frutto di alcune abilità personali, che possono essere innate nelle persone, ma sulle quali è possibile lavorare per svilupparle. Il primo concetto chiave è certamente quello del pensiero laterale , ovvero la capacità di affrontare una questione da diverse angolazioni, combinando un approccio logico, basato su dati concreti con l’intuizione e la creatività personale.

Di rilievo anche il cosiddetto team working , inteso come capacità di confrontarsi e di analizzare punti di vista diversi, in un gruppo dove sono ben evidenti capacità e competenze complementari. Un buon risolutore di problemi, poi, deve essere dotato di intelligenza emotiva , un’abilità molto preziosa, grazie alla quale è possibile gestire con consapevolezza le emozioni ed affrontare ogni situazione con lucidità ed empatia. Da non dimenticare gli aspetti legati alla gestione del rischio , che è strettamente connessa ad ogni decisione che si andrà a prendere: nel contesto del problem solving è fondamentale analizzare i possibili pericoli e le percentuali degli stessi legate alla strada che si intende intraprendere. Infine strategica è la capacità di decision maker : prendere una decisione definitiva di fronte a più ipotesi possibili è fondamentale in ogni processo di problem solving.

Il MIUR (Ministero dell’Istruzione, Università e Ricerca) , tramite la propria Direzione Generale da anni organizza le Olimpiadi di Problem Solving , un’iniziativa rivolta agli alunni delle Scuole Elementari e agli studenti delle Medie e del biennio delle Superiori. Si tratta di un’iniziativa che persegue diverse finalità, tra cui lo sviluppo del pensiero computazionale, un sistema di ragionamento che consente di dividere un problema in sotto-problemi, di analizzarne i dati tramite particolari modelli e simulazioni e di sviluppare capacità di comprendere fenomeni e risolvere problemi anche in ambiti disciplinari diversi da quelli prettamente informatici. Tutto ciò parte da un concetto basilare, ovvero il fatto che il problem solving rappresenta un’abilità di base, che completa e mette in relazione il pensiero matematico con il pensiero creativo, una modalità preziosa che, una volta acquisita, sarà di grande aiuto per i ragazzi sia nell’ambito dello studio, che nelle future occupazioni lavorative.

Le Olimpiadi di Problem Solving si sviluppano con prove individuali e di gruppo, prima a livello territoriale per poi giungere alle finali nazionali, svoltesi negli ultimi anni (2017/2018 e 2018/2019) a Cesena, presso la sede del Campus Universitario, dove, a seguito delle competizioni, vengono decretati i vincitori per le diverse categorie, in una cornice festosa composta da circa 600/700 persone, fra alunni, insegnanti e genitori. Le successive edizioni, causa Covid 19, si sono svolte online.

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What is Problem Solving? (Steps, Techniques, Examples)

By Status.net Editorial Team on May 7, 2023 — 5 minutes to read

What Is Problem Solving?

Definition and importance.

Problem solving is the process of finding solutions to obstacles or challenges you encounter in your life or work. It is a crucial skill that allows you to tackle complex situations, adapt to changes, and overcome difficulties with ease. Mastering this ability will contribute to both your personal and professional growth, leading to more successful outcomes and better decision-making.

Problem-Solving Steps

The problem-solving process typically includes the following steps:

• Identify the issue : Recognize the problem that needs to be solved.
• Analyze the situation : Examine the issue in depth, gather all relevant information, and consider any limitations or constraints that may be present.
• Generate potential solutions : Brainstorm a list of possible solutions to the issue, without immediately judging or evaluating them.
• Evaluate options : Weigh the pros and cons of each potential solution, considering factors such as feasibility, effectiveness, and potential risks.
• Select the best solution : Choose the option that best addresses the problem and aligns with your objectives.
• Implement the solution : Put the selected solution into action and monitor the results to ensure it resolves the issue.
• Review and learn : Reflect on the problem-solving process, identify any improvements or adjustments that can be made, and apply these learnings to future situations.

Defining the Problem

To start tackling a problem, first, identify and understand it. Analyzing the issue thoroughly helps to clarify its scope and nature. Ask questions to gather information and consider the problem from various angles. Some strategies to define the problem include:

• Brainstorming with others
• Asking the 5 Ws and 1 H (Who, What, When, Where, Why, and How)
• Analyzing cause and effect
• Creating a problem statement

Generating Solutions

Once the problem is clearly understood, brainstorm possible solutions. Think creatively and keep an open mind, as well as considering lessons from past experiences. Consider:

• Creating a list of potential ideas to solve the problem
• Grouping and categorizing similar solutions
• Prioritizing potential solutions based on feasibility, cost, and resources required
• Involving others to share diverse opinions and inputs

Evaluating and Selecting Solutions

Evaluate each potential solution, weighing its pros and cons. To facilitate decision-making, use techniques such as:

• SWOT analysis (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats)
• Decision-making matrices
• Pros and cons lists
• Risk assessments

After evaluating, choose the most suitable solution based on effectiveness, cost, and time constraints.

Implementing and Monitoring the Solution

Implement the chosen solution and monitor its progress. Key actions include:

• Communicating the solution to relevant parties
• Setting timelines and milestones
• Assigning tasks and responsibilities
• Monitoring the solution and making adjustments as necessary
• Evaluating the effectiveness of the solution after implementation

Utilize feedback from stakeholders and consider potential improvements. Remember that problem-solving is an ongoing process that can always be refined and enhanced.

Problem-Solving Techniques

During each step, you may find it helpful to utilize various problem-solving techniques, such as:

• Brainstorming : A free-flowing, open-minded session where ideas are generated and listed without judgment, to encourage creativity and innovative thinking.
• Root cause analysis : A method that explores the underlying causes of a problem to find the most effective solution rather than addressing superficial symptoms.
• SWOT analysis : A tool used to evaluate the strengths, weaknesses, opportunities, and threats related to a problem or decision, providing a comprehensive view of the situation.
• Mind mapping : A visual technique that uses diagrams to organize and connect ideas, helping to identify patterns, relationships, and possible solutions.

Brainstorming

When facing a problem, start by conducting a brainstorming session. Gather your team and encourage an open discussion where everyone contributes ideas, no matter how outlandish they may seem. This helps you:

• Generate a diverse range of solutions
• Encourage all team members to participate
• Foster creative thinking

When brainstorming, remember to:

• Reserve judgment until the session is over
• Encourage wild ideas
• Combine and improve upon ideas

Root Cause Analysis

For effective problem-solving, identifying the root cause of the issue at hand is crucial. Try these methods:

• 5 Whys : Ask “why” five times to get to the underlying cause.
• Fishbone Diagram : Create a diagram representing the problem and break it down into categories of potential causes.
• Pareto Analysis : Determine the few most significant causes underlying the majority of problems.

SWOT Analysis

SWOT analysis helps you examine the Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats related to your problem. To perform a SWOT analysis:

• List your problem’s strengths, such as relevant resources or strong partnerships.
• Identify its weaknesses, such as knowledge gaps or limited resources.
• Explore opportunities, like trends or new technologies, that could help solve the problem.
• Recognize potential threats, like competition or regulatory barriers.

SWOT analysis aids in understanding the internal and external factors affecting the problem, which can help guide your solution.

Mind Mapping

A mind map is a visual representation of your problem and potential solutions. It enables you to organize information in a structured and intuitive manner. To create a mind map:

• Write the problem in the center of a blank page.
• Draw branches from the central problem to related sub-problems or contributing factors.
• Add more branches to represent potential solutions or further ideas.

Mind mapping allows you to visually see connections between ideas and promotes creativity in problem-solving.

Examples of Problem Solving in Various Contexts

In the business world, you might encounter problems related to finances, operations, or communication. Applying problem-solving skills in these situations could look like:

• Identifying areas of improvement in your company’s financial performance and implementing cost-saving measures
• Resolving internal conflicts among team members by listening and understanding different perspectives, then proposing and negotiating solutions
• Streamlining a process for better productivity by removing redundancies, automating tasks, or re-allocating resources

In educational contexts, problem-solving can be seen in various aspects, such as:

• Addressing a gap in students’ understanding by employing diverse teaching methods to cater to different learning styles
• Developing a strategy for successful time management to balance academic responsibilities and extracurricular activities
• Seeking resources and support to provide equal opportunities for learners with special needs or disabilities

Everyday life is full of challenges that require problem-solving skills. Some examples include:

• Overcoming a personal obstacle, such as improving your fitness level, by establishing achievable goals, measuring progress, and adjusting your approach accordingly
• Navigating a new environment or city by researching your surroundings, asking for directions, or using technology like GPS to guide you
• Dealing with a sudden change, like a change in your work schedule, by assessing the situation, identifying potential impacts, and adapting your plans to accommodate the change.
• How to Resolve Employee Conflict at Work [Steps, Tips, Examples]
• How to Write Inspiring Core Values? 5 Steps with Examples
• 30 Employee Feedback Examples (Positive & Negative)

• Digitalizzazione
• Economia Circolare
• Industria 4.0

Certificazioni

• Glossario Lean Production

Lean Production

• BPR Business Process Reengineering

Innovation Manager

• SCM Supply Chain Management
• POC Proof Of Concept
• Bilancio di Sostenibilità
• Carbon Footprint

Problem Solving, cos'è e come svilupparlo

Problem solving: cos'è e come svilupparlo in azienda.

Il problem solving è una soft skills della quale si sente parlare sempre più spesso in ambito aziendale e nella gestione di progetti di qualsiasi tipologia e settore.

Vediamo di cosa si tratta, come svilupparla a livello personale e nella propria azienda ed i vantaggi che può portare all'organizzazione.

Definizione di problem solving

Il problem solving è l'attitudine nell'individuare le migliori soluzioni per il superamento di problemi operativi sapendo valutare tempi costi e benefici per l'organizzazione aziendale. Fa parte delle cosiddette soft skills, traducibile come competenze trasversali, le quali si contrappongono invece alle hard skills, identificabili come competenze tecniche.

Possono anche essere identificate come abilità personali, competenze legate quindi all'intelligenza emotiva e ad abilità naturali che vengono sfruttate da chi le possiede durante le interazioni con i colleghi, risolvendo i problemi e gestendo il lavoro da svolgere.

Il problem solving come Soft Skill

La soft skills del problem solving è sempre più ricercata dai recruiter e dai responsabili delle risorse umane poiché chi la possiede può diventare un vero e proprio patrimonio per l'azienda in cui lavora.

Secondo un rapporto stilato da “The Future of Jobs”, questa è segnalata come una delle competenze chiave per i prossimi anni, specialmente per quanto riguarda le sfide presentatesi dopo la pandemia.

Di problem solving si parla per la verità da molti anni, fin dagli anni settanta e ottanta, in riferimento ad ogni attività di tipo goal oriented (orientata verso determinati obiettivi).

Trovare una definizione univoca ed esaustiva, soprattutto per quanto riguarda le soft skills, non è per niente semplice e per questo motivo nel corso degli anni molti teorici hanno tentato di dare una definizione al problem solving .

Inizialmente il concetto era molto ampio e comprendeva qualsiasi attività cognitiva diversa dalla percezione e dalla memoria all'interno di un'attività goal oriented.

Successivamente nel corso degli anni sono venute alla luce nuove definizioni, di seguito ne vengono elencate alcune:

• “Il problem solving è qualsiasi sequenza di operazioni cognitive diretta all'obiettivo”
• “Il problem solving è una sequenza finalizzata all'obiettivo operazioni cognitive, affettive e comportamentali, messe in atto per adattarsi a richieste o sfide interne o esterne”
• “Ciò che fai quando non sai cosa fare”

Problem solving semplice e problem solving complesso

Successivamente attorno agli anni 90, dato che la definizione era ritenuta eccessivamente ampia, si è deciso di distinguere tra problem solving semplice e complesso.

Quello semplice è inteso come qualsiasi processo messo in atto per risoluzione di compiti cognitivi e pratici, i quali possono essere risolti tramite il semplice ragionamento ed utilizzando la logica.

Per problem solving complesso si intende invece quello collegato ad attività che hanno tre caratteristiche distintive:

• Dinamiche: le caratteristiche dell'attività e dell'ambito possono subire modifiche nel tempo, anche indipendentemente da chi le svolge.
• Dipendono dal tempo: le decisioni devono essere svolte e implementate in un determinato momento e seguendo un ordine prestabilito
• Complesse: le variabili che influenzano l'attività da svolgere sono numerose e spesso non hanno alcun rapporto di dipendenza.

In questo caso la risoluzione del problema richiede perciò una serie di decisioni, in cui le precedenti influenzano le successive.

Problem Solving: la definizione di Headvisor

In definitiva il problem solving può essere definito, da un punto di vista cognitivo, come un processo cognitivo che viene svolto secondo le seguenti fasi:

• Individuazione iniziale del problema
• Pianificazione di una sequenza di azioni per risolvere il problema
• Esecuzione delle azioni e verifica dei risultati

Attraverso questo processo saremo in grado di individuare la migliore risposta ad una determinata situazione critica, e solitamente nuova, che potrebbe presentarsi durante lo svolgimento di un'attività lavorativa.

Problem solving: perché è importante in azienda

I problemi, piccoli o grandi che siano, si presentano in modo ricorrente durante l'arco della giornata lavorativa e trovare delle soluzioni semplici e concrete è fondamentale per poter completare con successo le proprie task.

Tali problematiche possono presentarsi sotto forme diverse e soprattutto le soluzioni da implementare per risolverli hanno anch'esse caratteristiche differenti.

Esistono soluzioni che possono essere ripetute più volte al presentarsi di problemi ricorrenti o comunque simili tra loro, permettendoci di automatizzare tale soluzione ed utilizzarla in qualsiasi momento in cui sarà necessario. Questa operazione non si può tuttavia eseguire nel caso di problemi più complessi e che non si sono presentati in precedenza. In questo ultimo caso sarà necessario sviluppare delle soluzioni su misura, seguendo in certi casi un approccio out of the box.

Anche il modo in cui le persone reagiscono ai problemi può variare. Alcuni individui risultano più efficaci e reattive nel risolvere situazioni inaspettate, altri sono efficaci nell'individuare problemi ma hanno bisogno di maggiore riflessione per individuare una soluzione concreta.

Tutte queste variabili possono influenzare il modo di risolvere una situazione critica e vanno necessariamente tenute in considerazione.

Il problem solving ha acquistato sempre più importanza soprattutto perché la società e il mondo aziendale è diventato sempre più complesso e questo influenza direttamente le persone e le organizzazioni economiche.

In un contesto in cui i processi di trasformazione digitale sono fondamentali per restare competitivi, i problemi sono all'ordine del giorno e risolverli con rapidità ed efficienza permette di non interrompere il ciclo operativo.

Un lavoro sempre più richiesto e ricercato

I processi di trasformazione digitale , l'intelligenza artificiale , la robotica e l'industria 4.0 saranno i principali fattori di sviluppo negli anni a venire ed i lavori che prevedono compiti semplici e ripetitivi saranno i primi in cui le macchine sostituiranno l'uomo. I ruoli che richiedono creatività, intuito e spiccate doti di problem solving , saranno difficilmente replicabili da un software e per questo motivo queste doti saranno tra le più ricercate.

Prendiamo ad esempio un'azienda produttiva in cui la produzione si interrompe a causa del guasto di un macchinario. In questo caso è fondamentale identificare una soluzione che permetta di far proseguire la produzione, minimizzare le perdite e mantenere lo standard di qualità prescelto.

Sarà necessario, ad esempio, valutare se conviene spostare la lavorazione temporaneamente su un altro macchinario in attesa di riparare quello guasto, riorganizzando la produzione e la logistica e mantenendo dei tempi accettabili.

In generale anche nel campo della gestione dei progetti non è raro trovarsi a dover fronteggiare dei cambi di programma dettati da diverse variabili come:

• Nuove richieste dei clienti
• Riduzione del budget o delle risorse
• Nuove normative che impongono modifiche al progetto originale
• Cambiamenti delle condizioni di mercato

Anche in questo caso è necessario agire tempestivamente riorganizzando le risorse e, in certi casi, la schedulazione delle fasi di progetto. Avere un personale con spiccate doti di problem solving faciliterà notevolmente il questi compiti.

Strumenti di problem solving

Prima ancora di avviare le fasi della risoluzione del problema, è necessario essere in grado di identificare il problema e capirne le cause, sia che si tratti di problemi interni all'azienda che problemi dei propri clienti collegati al prodotto o servizio offerto.

Esistono alcuni strumenti che possono aiutare i manager a svolgere queste attività.

Diagramma di Ishikawa

Il diagramma di Ishikawa, o diagramma a lisca di pesce, è una metodologia che permette di identificare la causa principale di un problema e determinare le azioni correttive da implementare.

Permette inoltre di mettere in relazione gli effetti con le cause del problema, generando un maggior coinvolgimento del team di lavoro ed identificando soluzioni sistematiche.

Il metodo 5 Whys serve a risalire alle cause principali del problema e spesso viene utilizzato assieme al diagramma di Ishikawa.

Durante il brainstorming in cui si discute del problema che si è presentato, è necessario chiedersi perché tale attività è successa. Ripetendo questa operazione per cinque (chiedendosi 5 volte perché) volte si può risalire alle cause primarie del problema e agire di conseguenza.

Diagramma di Pareto

Il diagramma di Pareto è composto da una serie di barre in cui l'altezza definisce la frequenza o l'impatto di dei problemi analizzati.

Permette dunque di individuare cause ed associarle agli effetti, individuando così in modo oggettivo le priorità di intervento.

Le fasi del problem solving

Nonostante il problem solving sia una soft skills e spesso un'attitudine innata, è comunque possibile apprendere tale competenza, anche applicando un metodo in grado di fornire delle linee guida ripetibili.

Di seguito elencheremo le 4 fasi principali e le sottofasi per un efficiente processo di problem solving .

Individuare il problema

Spesso questa fase viene sottovalutata, ma individuare il reale problema è probabilmente il momento più delicato. Spesso infatti ciò che è agli occhi di tutti è solamente un sintomo oppure una conseguenza del problema principale.

Individuare il problema di base permetterà di eliminare di conseguenza i problemi derivati da esso.

È necessario perciò analizzare a fondo la situazione attraverso gli strumenti elencati in precedenza.

Alcune sotto fasi, che dovranno essere utilizzate anche in base alla complessità del problema e al numero di persone influenzate da esso, sono:

• Definire in modo dettagliato il problema o i segnali anticipatori del problema
• Specificare chi è coinvolto nel problema e in quale area aziendale (persona, settore, unità produttiva)
• Individuare la frequenza con cui il problema si verifica
• Assegnare un livello di priorità al problema, definendo l'impatto reale sul business aziendale
• Analizzare con il team di progetto le possibili cause del problema
• Tenere aggiornato il registro dei problemi

Identificare le possibili soluzioni

Ora è giunto il momento di individuare delle soluzioni per risolvere il problema.

Le informazioni raccolte nelle fasi precedenti devono essere rielaborate e trasformate in soluzioni tangibili e attuabili e individuando le risorse umani e materiali da destinare alla risoluzione.

Le sottofasi saranno perciò:

• Rielaborare i dati raccolti nelle fasi precedenti
• Identificare le possibili soluzioni al problema
• Individuare le risorse da utilizzare per le varie soluzioni individuate

Valutare e selezionare la soluzione ideale

Dopo aver identificato più soluzioni dobbiamo individuare quella più efficiente, quindi che garantisce la maggiore probabilità di successo e con il minor grado di rischio.

• Selezionare la strategia più efficiente
• Definire un piano d'azione
• Definire le risorse impegnate nel progetto e assegnare le responsabilità
• Formalizzare il piano d'azione e le risorse impegnate

Implementare le soluzioni

Dopo aver individuato la soluzione ideale è giunto il momento di eseguirla. È necessario eseguire le attività secondo l'ordine stabilito e monitorare che queste abbiano l'effetto desiderato, valutando l'impatto in corso d'opera.

Le fasi sono:

• Attuare le attività definite nella fase precedente
• Monitorare che le soluzioni diano l'effetto sperato
• Pianificare eventuali aggiunte di azioni correttive
• Aggiornare il registro dei problemi, per poter sfruttare le soluzioni anche in futuro

Il registro dei problemi

Il registro dei problemi ha l'obiettivo di raccogliere l e problematiche che emergono durante un progetto o durante un'attività.

È uno strumento molto importante per le azioni di problem solving . Infatti tracciando e raccogliendo i problemi che si presentano durante le attività aziendali, sarà possibile utilizzare nuovamente tali informazioni, evitando di eseguire nuovamente le fasi da capo e identificando immediatamente il problema di fondo.

Il registro dei problemi deve essere aggiornato periodicamente inserendo le nuove informazioni raccolte durante la risoluzione di un problema.

Il metodo 8D per il Problem Solving

Il metodo 8D , noto anche come "Eight Disciplines" o "Otto Disziplinen", è un approccio strutturato ampiamente utilizzato per il problem solving e la gestione delle non conformità nelle organizzazioni. Questa metodologia offre un framework completo per affrontare in modo efficace e sistematico i problemi, con l'obiettivo di trovare soluzioni durature e prevenire il ripetersi degli stessi.

I vantaggi del metodo 8D sono molteplici. In primo luogo, fornisce un approccio step-by-step che aiuta a individuare la causa principale di un problema in modo accurato e affidabile. Attraverso l'uso di strumenti e tecniche specifiche, come il diagramma di Ishikawa (o "diagramma a causa ed effetto") e l'analisi dei 5 perché, si cerca di andare oltre i sintomi e comprendere le vere cause del problema.

In secondo luogo, il metodo 8D guida lo sviluppo di azioni correttive appropriate per eliminare le cause principali. Queste azioni vengono implementate in modo tempestivo e monitorate attentamente per verificare l'efficacia delle soluzioni proposte.

In terzo luogo, il metodo 8D promuove l'implementazione di azioni correttive permanenti. Ciò significa che le soluzioni trovate vengono incorporate nel sistema di gestione dell'organizzazione per prevenire futuri problemi simili. Questo approccio proattivo si basa sull'apprendimento dalle esperienze passate per migliorare continuamente le prestazioni dell'organizzazione.

Infine, il metodo 8D incoraggia l'esplorazione dei sistemi di controllo esistenti che hanno permesso che il problema si verificasse. Questo processo aiuta a identificare eventuali debolezze nel sistema di gestione e a implementare misure correttive per evitare che gli errori si ripetano.

In conclusione, il metodo 8D è un potente strumento per il problem solving che offre un approccio strutturato e completo per affrontare le sfide organizzative. La sua adozione consente di individuare le cause principali, sviluppare azioni adeguate e implementare soluzioni permanenti, contribuendo al miglioramento continuo delle prestazioni e alla prevenzione dei problemi futuri.

Problem Solving: la tecnica FARE

La tecnica FARE è una delle varie strategie di problem solving più semplici da applicare per i team di lavoro di un'impresa. La tecnica FARE si basa su quattro step:

1. Focalizzare

Il primo step per avviare un processo di problem solving è “mettere a fuoco” il problema, ovvero definire chiaramente il problema e l'ambito d'intervento del team di lavoro. È necessario creare una lista contenente i problemi da affrontare e verificare gli elementi che possono causarlo e gli elementi di rischio causati dal problema.

2. Analizzare

Il secondo step è raccogliere i dati inerenti al problema, ovvero individuare tutte le informazioni rilevanti alla risoluzione del problema e raccogliere dati per misurarli in modo concreto.

La raccolta di dati concreti permetterà anche di utilizzare modalità misurabili per verificare l'effettiva risoluzione del problema.

3. Risolvere

Il terzo step è, una volta definiti tutti gli elementi alla base del problema, è identificare tutte le soluzioni percorribili ed alternative per la risoluzione del problema.

Creata una lista di soluzioni il team di lavoro può, in base all'impatto che un problema ha sui progetti produttivi, sviluppare un poc prototipo proof of concept per verificare l'efficacia della soluzione oppure procedere direttamente con lo step successivo.

4. Eseguire

Applicare la soluzione scelta e monitorarne l'impatto nel tempo, per assicurarsi dell'effettiva risoluzione del problema.

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Kendra Cherry, MS, is a psychosocial rehabilitation specialist, psychology educator, and author of the "Everything Psychology Book."

Rachel Goldman, PhD FTOS, is a licensed psychologist, clinical assistant professor, speaker, wellness expert specializing in eating behaviors, stress management, and health behavior change.

• Identify the Problem
• Define the Problem
• Form a Strategy
• Organize Information
• Allocate Resources
• Monitor Progress
• Evaluate the Results

Frequently Asked Questions

Problem-solving is a mental process that involves discovering, analyzing, and solving problems. The ultimate goal of problem-solving is to overcome obstacles and find a solution that best resolves the issue.

The best strategy for solving a problem depends largely on the unique situation. In some cases, people are better off learning everything they can about the issue and then using factual knowledge to come up with a solution. In other instances, creativity and insight are the best options.

It is not necessary to follow problem-solving steps sequentially, It is common to skip steps or even go back through steps multiple times until the desired solution is reached.

In order to correctly solve a problem, it is often important to follow a series of steps. Researchers sometimes refer to this as the problem-solving cycle. While this cycle is portrayed sequentially, people rarely follow a rigid series of steps to find a solution.

The following steps include developing strategies and organizing knowledge.

1. Identifying the Problem

While it may seem like an obvious step, identifying the problem is not always as simple as it sounds. In some cases, people might mistakenly identify the wrong source of a problem, which will make attempts to solve it inefficient or even useless.

Some strategies that you might use to figure out the source of a problem include :

• Asking questions about the problem
• Breaking the problem down into smaller pieces
• Looking at the problem from different perspectives
• Conducting research to figure out what relationships exist between different variables

2. Defining the Problem

After the problem has been identified, it is important to fully define the problem so that it can be solved. You can define a problem by operationally defining each aspect of the problem and setting goals for what aspects of the problem you will address

At this point, you should focus on figuring out which aspects of the problems are facts and which are opinions. State the problem clearly and identify the scope of the solution.

3. Forming a Strategy

After the problem has been identified, it is time to start brainstorming potential solutions. This step usually involves generating as many ideas as possible without judging their quality. Once several possibilities have been generated, they can be evaluated and narrowed down.

The next step is to develop a strategy to solve the problem. The approach used will vary depending upon the situation and the individual's unique preferences. Common problem-solving strategies include heuristics and algorithms.

• Heuristics are mental shortcuts that are often based on solutions that have worked in the past. They can work well if the problem is similar to something you have encountered before and are often the best choice if you need a fast solution.
• Algorithms are step-by-step strategies that are guaranteed to produce a correct result. While this approach is great for accuracy, it can also consume time and resources.

Heuristics are often best used when time is of the essence, while algorithms are a better choice when a decision needs to be as accurate as possible.

4. Organizing Information

Before coming up with a solution, you need to first organize the available information. What do you know about the problem? What do you not know? The more information that is available the better prepared you will be to come up with an accurate solution.

When approaching a problem, it is important to make sure that you have all the data you need. Making a decision without adequate information can lead to biased or inaccurate results.

5. Allocating Resources

Of course, we don't always have unlimited money, time, and other resources to solve a problem. Before you begin to solve a problem, you need to determine how high priority it is.

If it is an important problem, it is probably worth allocating more resources to solving it. If, however, it is a fairly unimportant problem, then you do not want to spend too much of your available resources on coming up with a solution.

At this stage, it is important to consider all of the factors that might affect the problem at hand. This includes looking at the available resources, deadlines that need to be met, and any possible risks involved in each solution. After careful evaluation, a decision can be made about which solution to pursue.

6. Monitoring Progress

After selecting a problem-solving strategy, it is time to put the plan into action and see if it works. This step might involve trying out different solutions to see which one is the most effective.

It is also important to monitor the situation after implementing a solution to ensure that the problem has been solved and that no new problems have arisen as a result of the proposed solution.

Effective problem-solvers tend to monitor their progress as they work towards a solution. If they are not making good progress toward reaching their goal, they will reevaluate their approach or look for new strategies .

7. Evaluating the Results

After a solution has been reached, it is important to evaluate the results to determine if it is the best possible solution to the problem. This evaluation might be immediate, such as checking the results of a math problem to ensure the answer is correct, or it can be delayed, such as evaluating the success of a therapy program after several months of treatment.

Once a problem has been solved, it is important to take some time to reflect on the process that was used and evaluate the results. This will help you to improve your problem-solving skills and become more efficient at solving future problems.

A Word From Verywell​

It is important to remember that there are many different problem-solving processes with different steps, and this is just one example. Problem-solving in real-world situations requires a great deal of resourcefulness, flexibility, resilience, and continuous interaction with the environment.

Get Advice From The Verywell Mind Podcast

Hosted by therapist Amy Morin, LCSW, this episode of The Verywell Mind Podcast shares how you can stop dwelling in a negative mindset.

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You can become a better problem solving by:

• Practicing brainstorming and coming up with multiple potential solutions to problems
• Being open-minded and considering all possible options before making a decision
• Breaking down problems into smaller, more manageable pieces
• Asking for help when needed
• Researching different problem-solving techniques and trying out new ones
• Learning from mistakes and using them as opportunities to grow

It's important to communicate openly and honestly with your partner about what's going on. Try to see things from their perspective as well as your own. Work together to find a resolution that works for both of you. Be willing to compromise and accept that there may not be a perfect solution.

Take breaks if things are getting too heated, and come back to the problem when you feel calm and collected. Don't try to fix every problem on your own—consider asking a therapist or counselor for help and insight.

If you've tried everything and there doesn't seem to be a way to fix the problem, you may have to learn to accept it. This can be difficult, but try to focus on the positive aspects of your life and remember that every situation is temporary. Don't dwell on what's going wrong—instead, think about what's going right. Find support by talking to friends or family. Seek professional help if you're having trouble coping.

Davidson JE, Sternberg RJ, editors.  The Psychology of Problem Solving .  Cambridge University Press; 2003. doi:10.1017/CBO9780511615771

Sarathy V. Real world problem-solving .  Front Hum Neurosci . 2018;12:261. Published 2018 Jun 26. doi:10.3389/fnhum.2018.00261

By Kendra Cherry, MSEd Kendra Cherry, MS, is a psychosocial rehabilitation specialist, psychology educator, and author of the "Everything Psychology Book."

35 problem-solving techniques and methods for solving complex problems

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A step-by-step guide to planning a workshop, how to create an unforgettable training session in 8 simple steps, 47 useful online tools for workshop planning and meeting facilitation.

All teams and organizations encounter challenges as they grow. There are problems that might occur for teams when it comes to miscommunication or resolving business-critical issues . You may face challenges around growth , design , user engagement, and even team culture and happiness. In short, problem-solving techniques should be part of every team’s skillset.

Problem-solving methods are primarily designed to help a group or team through a process of first identifying problems and challenges , ideating possible solutions , and then evaluating the most suitable .

Finding effective solutions to complex problems isn’t easy, but by using the right process and techniques, you can help your team be more efficient in the process.

So how do you develop strategies that are engaging, and empower your team to solve problems effectively?

In this blog post, we share a series of problem-solving tools you can use in your next workshop or team meeting. You’ll also find some tips for facilitating the process and how to enable others to solve complex problems.

Let’s get started! 

How do you identify problems?

How do you identify the right solution.

• Tips for more effective problem-solving

Complete problem-solving methods

• Problem-solving techniques to identify and analyze problems
• Problem-solving techniques for developing solutions

Problem-solving warm-up activities

Closing activities for a problem-solving process.

Before you can move towards finding the right solution for a given problem, you first need to identify and define the problem you wish to solve. 

Here, you want to clearly articulate what the problem is and allow your group to do the same. Remember that everyone in a group is likely to have differing perspectives and alignment is necessary in order to help the group move forward. 

Identifying a problem accurately also requires that all members of a group are able to contribute their views in an open and safe manner. It can be scary for people to stand up and contribute, especially if the problems or challenges are emotive or personal in nature. Be sure to try and create a psychologically safe space for these kinds of discussions.

Remember that problem analysis and further discussion are also important. Not taking the time to fully analyze and discuss a challenge can result in the development of solutions that are not fit for purpose or do not address the underlying issue.

Successfully identifying and then analyzing a problem means facilitating a group through activities designed to help them clearly and honestly articulate their thoughts and produce usable insight.

With this data, you might then produce a problem statement that clearly describes the problem you wish to be addressed and also state the goal of any process you undertake to tackle this issue.  

Finding solutions is the end goal of any process. Complex organizational challenges can only be solved with an appropriate solution but discovering them requires using the right problem-solving tool.

After you’ve explored a problem and discussed ideas, you need to help a team discuss and choose the right solution. Consensus tools and methods such as those below help a group explore possible solutions before then voting for the best. They’re a great way to tap into the collective intelligence of the group for great results!

Remember that the process is often iterative. Great problem solvers often roadtest a viable solution in a measured way to see what works too. While you might not get the right solution on your first try, the methods below help teams land on the most likely to succeed solution while also holding space for improvement.

Every effective problem solving process begins with an agenda . A well-structured workshop is one of the best methods for successfully guiding a group from exploring a problem to implementing a solution.

In SessionLab, it’s easy to go from an idea to a complete agenda . Start by dragging and dropping your core problem solving activities into place . Add timings, breaks and necessary materials before sharing your agenda with your colleagues.

The resulting agenda will be your guide to an effective and productive problem solving session that will also help you stay organized on the day!

Tips for more effective problem solving

Problem-solving activities are only one part of the puzzle. While a great method can help unlock your team’s ability to solve problems, without a thoughtful approach and strong facilitation the solutions may not be fit for purpose.

Let’s take a look at some problem-solving tips you can apply to any process to help it be a success!

Clearly define the problem

Jumping straight to solutions can be tempting, though without first clearly articulating a problem, the solution might not be the right one. Many of the problem-solving activities below include sections where the problem is explored and clearly defined before moving on.

This is a vital part of the problem-solving process and taking the time to fully define an issue can save time and effort later. A clear definition helps identify irrelevant information and it also ensures that your team sets off on the right track.

Don’t jump to conclusions

It’s easy for groups to exhibit cognitive bias or have preconceived ideas about both problems and potential solutions. Be sure to back up any problem statements or potential solutions with facts, research, and adequate forethought.

The best techniques ask participants to be methodical and challenge preconceived notions. Make sure you give the group enough time and space to collect relevant information and consider the problem in a new way. By approaching the process with a clear, rational mindset, you’ll often find that better solutions are more forthcoming.  

Try different approaches  

Problems come in all shapes and sizes and so too should the methods you use to solve them. If you find that one approach isn’t yielding results and your team isn’t finding different solutions, try mixing it up. You’ll be surprised at how using a new creative activity can unblock your team and generate great solutions.

Don’t take it personally 

Depending on the nature of your team or organizational problems, it’s easy for conversations to get heated. While it’s good for participants to be engaged in the discussions, ensure that emotions don’t run too high and that blame isn’t thrown around while finding solutions.

You’re all in it together, and even if your team or area is seeing problems, that isn’t necessarily a disparagement of you personally. Using facilitation skills to manage group dynamics is one effective method of helping conversations be more constructive.

Get the right people in the room

Your problem-solving method is often only as effective as the group using it. Getting the right people on the job and managing the number of people present is important too!

If the group is too small, you may not get enough different perspectives to effectively solve a problem. If the group is too large, you can go round and round during the ideation stages.

Creating the right group makeup is also important in ensuring you have the necessary expertise and skillset to both identify and follow up on potential solutions. Carefully consider who to include at each stage to help ensure your problem-solving method is followed and positioned for success.

Document everything

The best solutions can take refinement, iteration, and reflection to come out. Get into a habit of documenting your process in order to keep all the learnings from the session and to allow ideas to mature and develop. Many of the methods below involve the creation of documents or shared resources. Be sure to keep and share these so everyone can benefit from the work done!

Bring a facilitator 

Facilitation is all about making group processes easier. With a subject as potentially emotive and important as problem-solving, having an impartial third party in the form of a facilitator can make all the difference in finding great solutions and keeping the process moving. Consider bringing a facilitator to your problem-solving session to get better results and generate meaningful solutions!

Develop your problem-solving skills

It takes time and practice to be an effective problem solver. While some roles or participants might more naturally gravitate towards problem-solving, it can take development and planning to help everyone create better solutions.

You might develop a training program, run a problem-solving workshop or simply ask your team to practice using the techniques below. Check out our post on problem-solving skills to see how you and your group can develop the right mental process and be more resilient to issues too!

Design a great agenda

Workshops are a great format for solving problems. With the right approach, you can focus a group and help them find the solutions to their own problems. But designing a process can be time-consuming and finding the right activities can be difficult.

Check out our workshop planning guide to level-up your agenda design and start running more effective workshops. Need inspiration? Check out templates designed by expert facilitators to help you kickstart your process!

In this section, we’ll look at in-depth problem-solving methods that provide a complete end-to-end process for developing effective solutions. These will help guide your team from the discovery and definition of a problem through to delivering the right solution.

If you’re looking for an all-encompassing method or problem-solving model, these processes are a great place to start. They’ll ask your team to challenge preconceived ideas and adopt a mindset for solving problems more effectively.

• Six Thinking Hats
• Lightning Decision Jam
• Problem Definition Process
• Discovery & Action Dialogue

Design Sprint 2.0

• Open Space Technology

1. Six Thinking Hats

Individual approaches to solving a problem can be very different based on what team or role an individual holds. It can be easy for existing biases or perspectives to find their way into the mix, or for internal politics to direct a conversation.

Six Thinking Hats is a classic method for identifying the problems that need to be solved and enables your team to consider them from different angles, whether that is by focusing on facts and data, creative solutions, or by considering why a particular solution might not work.

Like all problem-solving frameworks, Six Thinking Hats is effective at helping teams remove roadblocks from a conversation or discussion and come to terms with all the aspects necessary to solve complex problems.

2. Lightning Decision Jam

Featured courtesy of Jonathan Courtney of AJ&Smart Berlin, Lightning Decision Jam is one of those strategies that should be in every facilitation toolbox. Exploring problems and finding solutions is often creative in nature, though as with any creative process, there is the potential to lose focus and get lost.

Unstructured discussions might get you there in the end, but it’s much more effective to use a method that creates a clear process and team focus.

In Lightning Decision Jam, participants are invited to begin by writing challenges, concerns, or mistakes on post-its without discussing them before then being invited by the moderator to present them to the group.

From there, the team vote on which problems to solve and are guided through steps that will allow them to reframe those problems, create solutions and then decide what to execute on. 

By deciding the problems that need to be solved as a team before moving on, this group process is great for ensuring the whole team is aligned and can take ownership over the next stages. 

Lightning Decision Jam (LDJ)   #action   #decision making   #problem solving   #issue analysis   #innovation   #design   #remote-friendly   The problem with anything that requires creative thinking is that it’s easy to get lost—lose focus and fall into the trap of having useless, open-ended, unstructured discussions. Here’s the most effective solution I’ve found: Replace all open, unstructured discussion with a clear process. What to use this exercise for: Anything which requires a group of people to make decisions, solve problems or discuss challenges. It’s always good to frame an LDJ session with a broad topic, here are some examples: The conversion flow of our checkout Our internal design process How we organise events Keeping up with our competition Improving sales flow

3. Problem Definition Process

While problems can be complex, the problem-solving methods you use to identify and solve those problems can often be simple in design. 

By taking the time to truly identify and define a problem before asking the group to reframe the challenge as an opportunity, this method is a great way to enable change.

Begin by identifying a focus question and exploring the ways in which it manifests before splitting into five teams who will each consider the problem using a different method: escape, reversal, exaggeration, distortion or wishful. Teams develop a problem objective and create ideas in line with their method before then feeding them back to the group.

This method is great for enabling in-depth discussions while also creating space for finding creative solutions too!

Problem Definition   #problem solving   #idea generation   #creativity   #online   #remote-friendly   A problem solving technique to define a problem, challenge or opportunity and to generate ideas.

4. The 5 Whys 

Sometimes, a group needs to go further with their strategies and analyze the root cause at the heart of organizational issues. An RCA or root cause analysis is the process of identifying what is at the heart of business problems or recurring challenges. 

The 5 Whys is a simple and effective method of helping a group go find the root cause of any problem or challenge and conduct analysis that will deliver results. 

By beginning with the creation of a problem statement and going through five stages to refine it, The 5 Whys provides everything you need to truly discover the cause of an issue.

The 5 Whys   #hyperisland   #innovation   This simple and powerful method is useful for getting to the core of a problem or challenge. As the title suggests, the group defines a problems, then asks the question “why” five times, often using the resulting explanation as a starting point for creative problem solving.

5. World Cafe

World Cafe is a simple but powerful facilitation technique to help bigger groups to focus their energy and attention on solving complex problems.

World Cafe enables this approach by creating a relaxed atmosphere where participants are able to self-organize and explore topics relevant and important to them which are themed around a central problem-solving purpose. Create the right atmosphere by modeling your space after a cafe and after guiding the group through the method, let them take the lead!

Making problem-solving a part of your organization’s culture in the long term can be a difficult undertaking. More approachable formats like World Cafe can be especially effective in bringing people unfamiliar with workshops into the fold. 

World Cafe   #hyperisland   #innovation   #issue analysis   World Café is a simple yet powerful method, originated by Juanita Brown, for enabling meaningful conversations driven completely by participants and the topics that are relevant and important to them. Facilitators create a cafe-style space and provide simple guidelines. Participants then self-organize and explore a set of relevant topics or questions for conversation.

6. Discovery & Action Dialogue (DAD)

One of the best approaches is to create a safe space for a group to share and discover practices and behaviors that can help them find their own solutions.

With DAD, you can help a group choose which problems they wish to solve and which approaches they will take to do so. It’s great at helping remove resistance to change and can help get buy-in at every level too!

This process of enabling frontline ownership is great in ensuring follow-through and is one of the methods you will want in your toolbox as a facilitator.

Discovery & Action Dialogue (DAD)   #idea generation   #liberating structures   #action   #issue analysis   #remote-friendly   DADs make it easy for a group or community to discover practices and behaviors that enable some individuals (without access to special resources and facing the same constraints) to find better solutions than their peers to common problems. These are called positive deviant (PD) behaviors and practices. DADs make it possible for people in the group, unit, or community to discover by themselves these PD practices. DADs also create favorable conditions for stimulating participants’ creativity in spaces where they can feel safe to invent new and more effective practices. Resistance to change evaporates as participants are unleashed to choose freely which practices they will adopt or try and which problems they will tackle. DADs make it possible to achieve frontline ownership of solutions.

7. Design Sprint 2.0

Want to see how a team can solve big problems and move forward with prototyping and testing solutions in a few days? The Design Sprint 2.0 template from Jake Knapp, author of Sprint, is a complete agenda for a with proven results.

Developing the right agenda can involve difficult but necessary planning. Ensuring all the correct steps are followed can also be stressful or time-consuming depending on your level of experience.

Use this complete 4-day workshop template if you are finding there is no obvious solution to your challenge and want to focus your team around a specific problem that might require a shortcut to launching a minimum viable product or waiting for the organization-wide implementation of a solution.

8. Open space technology

Open space technology- developed by Harrison Owen – creates a space where large groups are invited to take ownership of their problem solving and lead individual sessions. Open space technology is a great format when you have a great deal of expertise and insight in the room and want to allow for different takes and approaches on a particular theme or problem you need to be solved.

Start by bringing your participants together to align around a central theme and focus their efforts. Explain the ground rules to help guide the problem-solving process and then invite members to identify any issue connecting to the central theme that they are interested in and are prepared to take responsibility for.

Once participants have decided on their approach to the core theme, they write their issue on a piece of paper, announce it to the group, pick a session time and place, and post the paper on the wall. As the wall fills up with sessions, the group is then invited to join the sessions that interest them the most and which they can contribute to, then you’re ready to begin!

Everyone joins the problem-solving group they’ve signed up to, record the discussion and if appropriate, findings can then be shared with the rest of the group afterward.

Open Space Technology   #action plan   #idea generation   #problem solving   #issue analysis   #large group   #online   #remote-friendly   Open Space is a methodology for large groups to create their agenda discerning important topics for discussion, suitable for conferences, community gatherings and whole system facilitation

Techniques to identify and analyze problems

Using a problem-solving method to help a team identify and analyze a problem can be a quick and effective addition to any workshop or meeting.

While further actions are always necessary, you can generate momentum and alignment easily, and these activities are a great place to get started.

We’ve put together this list of techniques to help you and your team with problem identification, analysis, and discussion that sets the foundation for developing effective solutions.

Let’s take a look!

• The Creativity Dice
• Fishbone Analysis
• Problem Tree
• SWOT Analysis
• Agreement-Certainty Matrix
• The Journalistic Six
• LEGO Challenge
• What, So What, Now What?
• Journalists

Individual and group perspectives are incredibly important, but what happens if people are set in their minds and need a change of perspective in order to approach a problem more effectively?

Flip It is a method we love because it is both simple to understand and run, and allows groups to understand how their perspectives and biases are formed. 

Participants in Flip It are first invited to consider concerns, issues, or problems from a perspective of fear and write them on a flip chart. Then, the group is asked to consider those same issues from a perspective of hope and flip their understanding.  

No problem and solution is free from existing bias and by changing perspectives with Flip It, you can then develop a problem solving model quickly and effectively.

Flip It!   #gamestorming   #problem solving   #action   Often, a change in a problem or situation comes simply from a change in our perspectives. Flip It! is a quick game designed to show players that perspectives are made, not born.

10. The Creativity Dice

One of the most useful problem solving skills you can teach your team is of approaching challenges with creativity, flexibility, and openness. Games like The Creativity Dice allow teams to overcome the potential hurdle of too much linear thinking and approach the process with a sense of fun and speed. 

In The Creativity Dice, participants are organized around a topic and roll a dice to determine what they will work on for a period of 3 minutes at a time. They might roll a 3 and work on investigating factual information on the chosen topic. They might roll a 1 and work on identifying the specific goals, standards, or criteria for the session.

Encouraging rapid work and iteration while asking participants to be flexible are great skills to cultivate. Having a stage for idea incubation in this game is also important. Moments of pause can help ensure the ideas that are put forward are the most suitable. 

The Creativity Dice   #creativity   #problem solving   #thiagi   #issue analysis   Too much linear thinking is hazardous to creative problem solving. To be creative, you should approach the problem (or the opportunity) from different points of view. You should leave a thought hanging in mid-air and move to another. This skipping around prevents premature closure and lets your brain incubate one line of thought while you consciously pursue another.

11. Fishbone Analysis

Organizational or team challenges are rarely simple, and it’s important to remember that one problem can be an indication of something that goes deeper and may require further consideration to be solved.

Fishbone Analysis helps groups to dig deeper and understand the origins of a problem. It’s a great example of a root cause analysis method that is simple for everyone on a team to get their head around. 

Participants in this activity are asked to annotate a diagram of a fish, first adding the problem or issue to be worked on at the head of a fish before then brainstorming the root causes of the problem and adding them as bones on the fish. 

Using abstractions such as a diagram of a fish can really help a team break out of their regular thinking and develop a creative approach.

Fishbone Analysis   #problem solving   ##root cause analysis   #decision making   #online facilitation   A process to help identify and understand the origins of problems, issues or observations.

12. Problem Tree 

Encouraging visual thinking can be an essential part of many strategies. By simply reframing and clarifying problems, a group can move towards developing a problem solving model that works for them. 

In Problem Tree, groups are asked to first brainstorm a list of problems – these can be design problems, team problems or larger business problems – and then organize them into a hierarchy. The hierarchy could be from most important to least important or abstract to practical, though the key thing with problem solving games that involve this aspect is that your group has some way of managing and sorting all the issues that are raised.

Once you have a list of problems that need to be solved and have organized them accordingly, you’re then well-positioned for the next problem solving steps.

Problem tree   #define intentions   #create   #design   #issue analysis   A problem tree is a tool to clarify the hierarchy of problems addressed by the team within a design project; it represents high level problems or related sublevel problems.

13. SWOT Analysis

Chances are you’ve heard of the SWOT Analysis before. This problem-solving method focuses on identifying strengths, weaknesses, opportunities, and threats is a tried and tested method for both individuals and teams.

Start by creating a desired end state or outcome and bare this in mind – any process solving model is made more effective by knowing what you are moving towards. Create a quadrant made up of the four categories of a SWOT analysis and ask participants to generate ideas based on each of those quadrants.

Once you have those ideas assembled in their quadrants, cluster them together based on their affinity with other ideas. These clusters are then used to facilitate group conversations and move things forward. 

SWOT analysis   #gamestorming   #problem solving   #action   #meeting facilitation   The SWOT Analysis is a long-standing technique of looking at what we have, with respect to the desired end state, as well as what we could improve on. It gives us an opportunity to gauge approaching opportunities and dangers, and assess the seriousness of the conditions that affect our future. When we understand those conditions, we can influence what comes next.

14. Agreement-Certainty Matrix

Not every problem-solving approach is right for every challenge, and deciding on the right method for the challenge at hand is a key part of being an effective team.

The Agreement Certainty matrix helps teams align on the nature of the challenges facing them. By sorting problems from simple to chaotic, your team can understand what methods are suitable for each problem and what they can do to ensure effective results. 

If you are already using Liberating Structures techniques as part of your problem-solving strategy, the Agreement-Certainty Matrix can be an invaluable addition to your process. We’ve found it particularly if you are having issues with recurring problems in your organization and want to go deeper in understanding the root cause. 

Agreement-Certainty Matrix   #issue analysis   #liberating structures   #problem solving   You can help individuals or groups avoid the frequent mistake of trying to solve a problem with methods that are not adapted to the nature of their challenge. The combination of two questions makes it possible to easily sort challenges into four categories: simple, complicated, complex , and chaotic .  A problem is simple when it can be solved reliably with practices that are easy to duplicate.  It is complicated when experts are required to devise a sophisticated solution that will yield the desired results predictably.  A problem is complex when there are several valid ways to proceed but outcomes are not predictable in detail.  Chaotic is when the context is too turbulent to identify a path forward.  A loose analogy may be used to describe these differences: simple is like following a recipe, complicated like sending a rocket to the moon, complex like raising a child, and chaotic is like the game “Pin the Tail on the Donkey.”  The Liberating Structures Matching Matrix in Chapter 5 can be used as the first step to clarify the nature of a challenge and avoid the mismatches between problems and solutions that are frequently at the root of chronic, recurring problems.

Organizing and charting a team’s progress can be important in ensuring its success. SQUID (Sequential Question and Insight Diagram) is a great model that allows a team to effectively switch between giving questions and answers and develop the skills they need to stay on track throughout the process. 

Begin with two different colored sticky notes – one for questions and one for answers – and with your central topic (the head of the squid) on the board. Ask the group to first come up with a series of questions connected to their best guess of how to approach the topic. Ask the group to come up with answers to those questions, fix them to the board and connect them with a line. After some discussion, go back to question mode by responding to the generated answers or other points on the board.

It’s rewarding to see a diagram grow throughout the exercise, and a completed SQUID can provide a visual resource for future effort and as an example for other teams.

SQUID   #gamestorming   #project planning   #issue analysis   #problem solving   When exploring an information space, it’s important for a group to know where they are at any given time. By using SQUID, a group charts out the territory as they go and can navigate accordingly. SQUID stands for Sequential Question and Insight Diagram.

16. Speed Boat

To continue with our nautical theme, Speed Boat is a short and sweet activity that can help a team quickly identify what employees, clients or service users might have a problem with and analyze what might be standing in the way of achieving a solution.

Methods that allow for a group to make observations, have insights and obtain those eureka moments quickly are invaluable when trying to solve complex problems.

In Speed Boat, the approach is to first consider what anchors and challenges might be holding an organization (or boat) back. Bonus points if you are able to identify any sharks in the water and develop ideas that can also deal with competitors!   

Speed Boat   #gamestorming   #problem solving   #action   Speedboat is a short and sweet way to identify what your employees or clients don’t like about your product/service or what’s standing in the way of a desired goal.

17. The Journalistic Six

Some of the most effective ways of solving problems is by encouraging teams to be more inclusive and diverse in their thinking.

Based on the six key questions journalism students are taught to answer in articles and news stories, The Journalistic Six helps create teams to see the whole picture. By using who, what, when, where, why, and how to facilitate the conversation and encourage creative thinking, your team can make sure that the problem identification and problem analysis stages of the are covered exhaustively and thoughtfully. Reporter’s notebook and dictaphone optional.

The Journalistic Six – Who What When Where Why How   #idea generation   #issue analysis   #problem solving   #online   #creative thinking   #remote-friendly   A questioning method for generating, explaining, investigating ideas.

18. LEGO Challenge

Now for an activity that is a little out of the (toy) box. LEGO Serious Play is a facilitation methodology that can be used to improve creative thinking and problem-solving skills. 

The LEGO Challenge includes giving each member of the team an assignment that is hidden from the rest of the group while they create a structure without speaking.

What the LEGO challenge brings to the table is a fun working example of working with stakeholders who might not be on the same page to solve problems. Also, it’s LEGO! Who doesn’t love LEGO! 

LEGO Challenge   #hyperisland   #team   A team-building activity in which groups must work together to build a structure out of LEGO, but each individual has a secret “assignment” which makes the collaborative process more challenging. It emphasizes group communication, leadership dynamics, conflict, cooperation, patience and problem solving strategy.

19. What, So What, Now What?

If not carefully managed, the problem identification and problem analysis stages of the problem-solving process can actually create more problems and misunderstandings.

The What, So What, Now What? problem-solving activity is designed to help collect insights and move forward while also eliminating the possibility of disagreement when it comes to identifying, clarifying, and analyzing organizational or work problems. 

Facilitation is all about bringing groups together so that might work on a shared goal and the best problem-solving strategies ensure that teams are aligned in purpose, if not initially in opinion or insight.

Throughout the three steps of this game, you give everyone on a team to reflect on a problem by asking what happened, why it is important, and what actions should then be taken. 

This can be a great activity for bringing our individual perceptions about a problem or challenge and contextualizing it in a larger group setting. This is one of the most important problem-solving skills you can bring to your organization.

W³ – What, So What, Now What?   #issue analysis   #innovation   #liberating structures   You can help groups reflect on a shared experience in a way that builds understanding and spurs coordinated action while avoiding unproductive conflict. It is possible for every voice to be heard while simultaneously sifting for insights and shaping new direction. Progressing in stages makes this practical—from collecting facts about What Happened to making sense of these facts with So What and finally to what actions logically follow with Now What . The shared progression eliminates most of the misunderstandings that otherwise fuel disagreements about what to do. Voila!

20. Journalists  

Problem analysis can be one of the most important and decisive stages of all problem-solving tools. Sometimes, a team can become bogged down in the details and are unable to move forward.

Journalists is an activity that can avoid a group from getting stuck in the problem identification or problem analysis stages of the process.

In Journalists, the group is invited to draft the front page of a fictional newspaper and figure out what stories deserve to be on the cover and what headlines those stories will have. By reframing how your problems and challenges are approached, you can help a team move productively through the process and be better prepared for the steps to follow.

Journalists   #vision   #big picture   #issue analysis   #remote-friendly   This is an exercise to use when the group gets stuck in details and struggles to see the big picture. Also good for defining a vision.

Problem-solving techniques for developing solutions 

The success of any problem-solving process can be measured by the solutions it produces. After you’ve defined the issue, explored existing ideas, and ideated, it’s time to narrow down to the correct solution.

Use these problem-solving techniques when you want to help your team find consensus, compare possible solutions, and move towards taking action on a particular problem.

• Improved Solutions
• Four-Step Sketch
• 15% Solutions
• How-Now-Wow matrix
• Impact Effort Matrix

21. Mindspin  

Brainstorming is part of the bread and butter of the problem-solving process and all problem-solving strategies benefit from getting ideas out and challenging a team to generate solutions quickly. 

With Mindspin, participants are encouraged not only to generate ideas but to do so under time constraints and by slamming down cards and passing them on. By doing multiple rounds, your team can begin with a free generation of possible solutions before moving on to developing those solutions and encouraging further ideation. 

This is one of our favorite problem-solving activities and can be great for keeping the energy up throughout the workshop. Remember the importance of helping people become engaged in the process – energizing problem-solving techniques like Mindspin can help ensure your team stays engaged and happy, even when the problems they’re coming together to solve are complex. 

MindSpin   #teampedia   #idea generation   #problem solving   #action   A fast and loud method to enhance brainstorming within a team. Since this activity has more than round ideas that are repetitive can be ruled out leaving more creative and innovative answers to the challenge.

22. Improved Solutions

After a team has successfully identified a problem and come up with a few solutions, it can be tempting to call the work of the problem-solving process complete. That said, the first solution is not necessarily the best, and by including a further review and reflection activity into your problem-solving model, you can ensure your group reaches the best possible result. 

One of a number of problem-solving games from Thiagi Group, Improved Solutions helps you go the extra mile and develop suggested solutions with close consideration and peer review. By supporting the discussion of several problems at once and by shifting team roles throughout, this problem-solving technique is a dynamic way of finding the best solution. 

Improved Solutions   #creativity   #thiagi   #problem solving   #action   #team   You can improve any solution by objectively reviewing its strengths and weaknesses and making suitable adjustments. In this creativity framegame, you improve the solutions to several problems. To maintain objective detachment, you deal with a different problem during each of six rounds and assume different roles (problem owner, consultant, basher, booster, enhancer, and evaluator) during each round. At the conclusion of the activity, each player ends up with two solutions to her problem.

23. Four Step Sketch

Creative thinking and visual ideation does not need to be confined to the opening stages of your problem-solving strategies. Exercises that include sketching and prototyping on paper can be effective at the solution finding and development stage of the process, and can be great for keeping a team engaged. 

By going from simple notes to a crazy 8s round that involves rapidly sketching 8 variations on their ideas before then producing a final solution sketch, the group is able to iterate quickly and visually. Problem-solving techniques like Four-Step Sketch are great if you have a group of different thinkers and want to change things up from a more textual or discussion-based approach.

Four-Step Sketch   #design sprint   #innovation   #idea generation   #remote-friendly   The four-step sketch is an exercise that helps people to create well-formed concepts through a structured process that includes: Review key information Start design work on paper,  Consider multiple variations , Create a detailed solution . This exercise is preceded by a set of other activities allowing the group to clarify the challenge they want to solve. See how the Four Step Sketch exercise fits into a Design Sprint

24. 15% Solutions

Some problems are simpler than others and with the right problem-solving activities, you can empower people to take immediate actions that can help create organizational change. 

Part of the liberating structures toolkit, 15% solutions is a problem-solving technique that focuses on finding and implementing solutions quickly. A process of iterating and making small changes quickly can help generate momentum and an appetite for solving complex problems.

Problem-solving strategies can live and die on whether people are onboard. Getting some quick wins is a great way of getting people behind the process.   

It can be extremely empowering for a team to realize that problem-solving techniques can be deployed quickly and easily and delineate between things they can positively impact and those things they cannot change. 

15% Solutions   #action   #liberating structures   #remote-friendly   You can reveal the actions, however small, that everyone can do immediately. At a minimum, these will create momentum, and that may make a BIG difference.  15% Solutions show that there is no reason to wait around, feel powerless, or fearful. They help people pick it up a level. They get individuals and the group to focus on what is within their discretion instead of what they cannot change.  With a very simple question, you can flip the conversation to what can be done and find solutions to big problems that are often distributed widely in places not known in advance. Shifting a few grains of sand may trigger a landslide and change the whole landscape.

25. How-Now-Wow Matrix

The problem-solving process is often creative, as complex problems usually require a change of thinking and creative response in order to find the best solutions. While it’s common for the first stages to encourage creative thinking, groups can often gravitate to familiar solutions when it comes to the end of the process. 

When selecting solutions, you don’t want to lose your creative energy! The How-Now-Wow Matrix from Gamestorming is a great problem-solving activity that enables a group to stay creative and think out of the box when it comes to selecting the right solution for a given problem.

Problem-solving techniques that encourage creative thinking and the ideation and selection of new solutions can be the most effective in organisational change. Give the How-Now-Wow Matrix a go, and not just for how pleasant it is to say out loud. 

How-Now-Wow Matrix   #gamestorming   #idea generation   #remote-friendly   When people want to develop new ideas, they most often think out of the box in the brainstorming or divergent phase. However, when it comes to convergence, people often end up picking ideas that are most familiar to them. This is called a ‘creative paradox’ or a ‘creadox’. The How-Now-Wow matrix is an idea selection tool that breaks the creadox by forcing people to weigh each idea on 2 parameters.

26. Impact and Effort Matrix

All problem-solving techniques hope to not only find solutions to a given problem or challenge but to find the best solution. When it comes to finding a solution, groups are invited to put on their decision-making hats and really think about how a proposed idea would work in practice. 

The Impact and Effort Matrix is one of the problem-solving techniques that fall into this camp, empowering participants to first generate ideas and then categorize them into a 2×2 matrix based on impact and effort.

Activities that invite critical thinking while remaining simple are invaluable. Use the Impact and Effort Matrix to move from ideation and towards evaluating potential solutions before then committing to them. 

Impact and Effort Matrix   #gamestorming   #decision making   #action   #remote-friendly   In this decision-making exercise, possible actions are mapped based on two factors: effort required to implement and potential impact. Categorizing ideas along these lines is a useful technique in decision making, as it obliges contributors to balance and evaluate suggested actions before committing to them.

27. Dotmocracy

If you’ve followed each of the problem-solving steps with your group successfully, you should move towards the end of your process with heaps of possible solutions developed with a specific problem in mind. But how do you help a group go from ideation to putting a solution into action? 

Dotmocracy – or Dot Voting -is a tried and tested method of helping a team in the problem-solving process make decisions and put actions in place with a degree of oversight and consensus. 

One of the problem-solving techniques that should be in every facilitator’s toolbox, Dot Voting is fast and effective and can help identify the most popular and best solutions and help bring a group to a decision effectively. 

Dotmocracy   #action   #decision making   #group prioritization   #hyperisland   #remote-friendly   Dotmocracy is a simple method for group prioritization or decision-making. It is not an activity on its own, but a method to use in processes where prioritization or decision-making is the aim. The method supports a group to quickly see which options are most popular or relevant. The options or ideas are written on post-its and stuck up on a wall for the whole group to see. Each person votes for the options they think are the strongest, and that information is used to inform a decision.

All facilitators know that warm-ups and icebreakers are useful for any workshop or group process. Problem-solving workshops are no different.

Use these problem-solving techniques to warm up a group and prepare them for the rest of the process. Activating your group by tapping into some of the top problem-solving skills can be one of the best ways to see great outcomes from your session.

• Check-in/Check-out
• Doodling Together
• Show and Tell
• Constellations
• Draw a Tree

28. Check-in / Check-out

Solid processes are planned from beginning to end, and the best facilitators know that setting the tone and establishing a safe, open environment can be integral to a successful problem-solving process.

Check-in / Check-out is a great way to begin and/or bookend a problem-solving workshop. Checking in to a session emphasizes that everyone will be seen, heard, and expected to contribute. 

If you are running a series of meetings, setting a consistent pattern of checking in and checking out can really help your team get into a groove. We recommend this opening-closing activity for small to medium-sized groups though it can work with large groups if they’re disciplined!

Check-in / Check-out   #team   #opening   #closing   #hyperisland   #remote-friendly   Either checking-in or checking-out is a simple way for a team to open or close a process, symbolically and in a collaborative way. Checking-in/out invites each member in a group to be present, seen and heard, and to express a reflection or a feeling. Checking-in emphasizes presence, focus and group commitment; checking-out emphasizes reflection and symbolic closure.

29. Doodling Together  

Thinking creatively and not being afraid to make suggestions are important problem-solving skills for any group or team, and warming up by encouraging these behaviors is a great way to start. 

Doodling Together is one of our favorite creative ice breaker games – it’s quick, effective, and fun and can make all following problem-solving steps easier by encouraging a group to collaborate visually. By passing cards and adding additional items as they go, the workshop group gets into a groove of co-creation and idea development that is crucial to finding solutions to problems. 

Doodling Together   #collaboration   #creativity   #teamwork   #fun   #team   #visual methods   #energiser   #icebreaker   #remote-friendly   Create wild, weird and often funny postcards together & establish a group’s creative confidence.

30. Show and Tell

You might remember some version of Show and Tell from being a kid in school and it’s a great problem-solving activity to kick off a session.

Asking participants to prepare a little something before a workshop by bringing an object for show and tell can help them warm up before the session has even begun! Games that include a physical object can also help encourage early engagement before moving onto more big-picture thinking.

By asking your participants to tell stories about why they chose to bring a particular item to the group, you can help teams see things from new perspectives and see both differences and similarities in the way they approach a topic. Great groundwork for approaching a problem-solving process as a team! 

Show and Tell   #gamestorming   #action   #opening   #meeting facilitation   Show and Tell taps into the power of metaphors to reveal players’ underlying assumptions and associations around a topic The aim of the game is to get a deeper understanding of stakeholders’ perspectives on anything—a new project, an organizational restructuring, a shift in the company’s vision or team dynamic.

31. Constellations

Who doesn’t love stars? Constellations is a great warm-up activity for any workshop as it gets people up off their feet, energized, and ready to engage in new ways with established topics. It’s also great for showing existing beliefs, biases, and patterns that can come into play as part of your session.

Using warm-up games that help build trust and connection while also allowing for non-verbal responses can be great for easing people into the problem-solving process and encouraging engagement from everyone in the group. Constellations is great in large spaces that allow for movement and is definitely a practical exercise to allow the group to see patterns that are otherwise invisible. 

Constellations   #trust   #connection   #opening   #coaching   #patterns   #system   Individuals express their response to a statement or idea by standing closer or further from a central object. Used with teams to reveal system, hidden patterns, perspectives.

32. Draw a Tree

Problem-solving games that help raise group awareness through a central, unifying metaphor can be effective ways to warm-up a group in any problem-solving model.

Draw a Tree is a simple warm-up activity you can use in any group and which can provide a quick jolt of energy. Start by asking your participants to draw a tree in just 45 seconds – they can choose whether it will be abstract or realistic. 

Once the timer is up, ask the group how many people included the roots of the tree and use this as a means to discuss how we can ignore important parts of any system simply because they are not visible.

All problem-solving strategies are made more effective by thinking of problems critically and by exposing things that may not normally come to light. Warm-up games like Draw a Tree are great in that they quickly demonstrate some key problem-solving skills in an accessible and effective way.

Draw a Tree   #thiagi   #opening   #perspectives   #remote-friendly   With this game you can raise awarness about being more mindful, and aware of the environment we live in.

Each step of the problem-solving workshop benefits from an intelligent deployment of activities, games, and techniques. Bringing your session to an effective close helps ensure that solutions are followed through on and that you also celebrate what has been achieved.

Here are some problem-solving activities you can use to effectively close a workshop or meeting and ensure the great work you’ve done can continue afterward.

• One Breath Feedback
• Who What When Matrix
• Response Cards

How do I conclude a problem-solving process?

All good things must come to an end. With the bulk of the work done, it can be tempting to conclude your workshop swiftly and without a moment to debrief and align. This can be problematic in that it doesn’t allow your team to fully process the results or reflect on the process.

At the end of an effective session, your team will have gone through a process that, while productive, can be exhausting. It’s important to give your group a moment to take a breath, ensure that they are clear on future actions, and provide short feedback before leaving the space. 

The primary purpose of any problem-solving method is to generate solutions and then implement them. Be sure to take the opportunity to ensure everyone is aligned and ready to effectively implement the solutions you produced in the workshop.

Remember that every process can be improved and by giving a short moment to collect feedback in the session, you can further refine your problem-solving methods and see further success in the future too.

33. One Breath Feedback

Maintaining attention and focus during the closing stages of a problem-solving workshop can be tricky and so being concise when giving feedback can be important. It’s easy to incur “death by feedback” should some team members go on for too long sharing their perspectives in a quick feedback round. 

One Breath Feedback is a great closing activity for workshops. You give everyone an opportunity to provide feedback on what they’ve done but only in the space of a single breath. This keeps feedback short and to the point and means that everyone is encouraged to provide the most important piece of feedback to them. 

One breath feedback   #closing   #feedback   #action   This is a feedback round in just one breath that excels in maintaining attention: each participants is able to speak during just one breath … for most people that’s around 20 to 25 seconds … unless of course you’ve been a deep sea diver in which case you’ll be able to do it for longer.

34. Who What When Matrix 

Matrices feature as part of many effective problem-solving strategies and with good reason. They are easily recognizable, simple to use, and generate results.

The Who What When Matrix is a great tool to use when closing your problem-solving session by attributing a who, what and when to the actions and solutions you have decided upon. The resulting matrix is a simple, easy-to-follow way of ensuring your team can move forward. 

Great solutions can’t be enacted without action and ownership. Your problem-solving process should include a stage for allocating tasks to individuals or teams and creating a realistic timeframe for those solutions to be implemented or checked out. Use this method to keep the solution implementation process clear and simple for all involved. 

Who/What/When Matrix   #gamestorming   #action   #project planning   With Who/What/When matrix, you can connect people with clear actions they have defined and have committed to.

35. Response cards

Group discussion can comprise the bulk of most problem-solving activities and by the end of the process, you might find that your team is talked out! 

Providing a means for your team to give feedback with short written notes can ensure everyone is head and can contribute without the need to stand up and talk. Depending on the needs of the group, giving an alternative can help ensure everyone can contribute to your problem-solving model in the way that makes the most sense for them.

Response Cards is a great way to close a workshop if you are looking for a gentle warm-down and want to get some swift discussion around some of the feedback that is raised. 

Response Cards   #debriefing   #closing   #structured sharing   #questions and answers   #thiagi   #action   It can be hard to involve everyone during a closing of a session. Some might stay in the background or get unheard because of louder participants. However, with the use of Response Cards, everyone will be involved in providing feedback or clarify questions at the end of a session.

Save time and effort discovering the right solutions

A structured problem solving process is a surefire way of solving tough problems, discovering creative solutions and driving organizational change. But how can you design for successful outcomes?

With SessionLab, it’s easy to design engaging workshops that deliver results. Drag, drop and reorder blocks  to build your agenda. When you make changes or update your agenda, your session  timing   adjusts automatically , saving you time on manual adjustments.

Collaborating with stakeholders or clients? Share your agenda with a single click and collaborate in real-time. No more sending documents back and forth over email.

Explore  how to use SessionLab  to design effective problem solving workshops or  watch this five minute video  to see the planner in action!

Over to you

The problem-solving process can often be as complicated and multifaceted as the problems they are set-up to solve. With the right problem-solving techniques and a mix of creative exercises designed to guide discussion and generate purposeful ideas, we hope we’ve given you the tools to find the best solutions as simply and easily as possible.

Is there a problem-solving technique that you are missing here? Do you have a favorite activity or method you use when facilitating? Let us know in the comments below, we’d love to hear from you! 

thank you very much for these excellent techniques

Certainly wonderful article, very detailed. Shared!

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Turn your team into skilled problem solvers with these problem-solving strategies

Picture this, you're handling your daily tasks at work and your boss calls you in and says, "We have a problem." 

Unfortunately, we don't live in a world in which problems are instantly resolved with the snap of our fingers. Knowing how to effectively solve problems is an important professional skill to hone. If you have a problem that needs to be solved, what is the right process to use to ensure you get the most effective solution?

In this article we'll break down the problem-solving process and how you can find the most effective solutions for complex problems.

What is problem solving? 

Problem solving is the process of finding a resolution for a specific issue or conflict. There are many possible solutions for solving a problem, which is why it's important to go through a problem-solving process to find the best solution. You could use a flathead screwdriver to unscrew a Phillips head screw, but there is a better tool for the situation. Utilizing common problem-solving techniques helps you find the best solution to fit the needs of the specific situation, much like using the right tools.

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4 steps to better problem solving

While it might be tempting to dive into a problem head first, take the time to move step by step. Here’s how you can effectively break down the problem-solving process with your team:

1. Identify the problem that needs to be solved

One of the easiest ways to identify a problem is to ask questions. A good place to start is to ask journalistic questions, like:

Who : Who is involved with this problem? Who caused the problem? Who is most affected by this issue?

What: What is happening? What is the extent of the issue? What does this problem prevent from moving forward?

Where: Where did this problem take place? Does this problem affect anything else in the immediate area? 

When: When did this problem happen? When does this problem take effect? Is this an urgent issue that needs to be solved within a certain timeframe?

Why: Why is it happening? Why does it impact workflows?

How: How did this problem occur? How is it affecting workflows and team members from being productive?

Asking journalistic questions can help you define a strong problem statement so you can highlight the current situation objectively, and create a plan around that situation.

Here’s an example of how a design team uses journalistic questions to identify their problem:

Overarching problem: Design requests are being missed

Who: Design team, digital marketing team, web development team

What: Design requests are forgotten, lost, or being created ad hoc.

Where: Email requests, design request spreadsheet

When: Missed requests on January 20th, January 31st, February 4th, February 6th

How : Email request was lost in inbox and the intake spreadsheet was not updated correctly. The digital marketing team had to delay launching ads for a few days while design requests were bottlenecked. Designers had to work extra hours to ensure all requests were completed.

In this example, there are many different aspects of this problem that can be solved. Using journalistic questions can help you identify different issues and who you should involve in the process.

2. Brainstorm multiple solutions

If at all possible, bring in a facilitator who doesn't have a major stake in the solution. Bringing an individual who has little-to-no stake in the matter can help keep your team on track and encourage good problem-solving skills.

Here are a few brainstorming techniques to encourage creative thinking:

Brainstorm alone before hand: Before you come together as a group, provide some context to your team on what exactly the issue is that you're brainstorming. This will give time for you and your teammates to have some ideas ready by the time you meet.

Say yes to everything (at first): When you first start brainstorming, don't say no to any ideas just yet—try to get as many ideas down as possible. Having as many ideas as possible ensures that you’ll get a variety of solutions. Save the trimming for the next step of the strategy. 

Talk to team members one-on-one: Some people may be less comfortable sharing their ideas in a group setting. Discuss the issue with team members individually and encourage them to share their opinions without restrictions—you might find some more detailed insights than originally anticipated.

Break out of your routine: If you're used to brainstorming in a conference room or over Zoom calls, do something a little different! Take your brainstorming meeting to a coffee shop or have your Zoom call while you're taking a walk. Getting out of your routine can force your brain out of its usual rut and increase critical thinking.

3. Define the solution

After you brainstorm with team members to get their unique perspectives on a scenario, it's time to look at the different strategies and decide which option is the best solution for the problem at hand. When defining the solution, consider these main two questions: What is the desired outcome of this solution and who stands to benefit from this solution? 

Set a deadline for when this decision needs to be made and update stakeholders accordingly. Sometimes there's too many people who need to make a decision. Use your best judgement based on the limitations provided to do great things fast.

4. Implement the solution

To implement your solution, start by working with the individuals who are as closest to the problem. This can help those most affected by the problem get unblocked. Then move farther out to those who are less affected, and so on and so forth. Some solutions are simple enough that you don’t need to work through multiple teams.

After you prioritize implementation with the right teams, assign out the ongoing work that needs to be completed by the rest of the team. This can prevent people from becoming overburdened during the implementation plan . Once your solution is in place, schedule check-ins to see how the solution is working and course-correct if necessary.

Implement common problem-solving strategies

There are a few ways to go about identifying problems (and solutions). Here are some strategies you can try, as well as common ways to apply them:

Trial and error

Trial and error problem solving doesn't usually require a whole team of people to solve. To use trial and error problem solving, identify the cause of the problem, and then rapidly test possible solutions to see if anything changes. 

This problem-solving method is often used in tech support teams through troubleshooting.

The 5 whys problem-solving method helps get to the root cause of an issue. You start by asking once, “Why did this issue happen?” After answering the first why, ask again, “Why did that happen?” You'll do this five times until you can attribute the problem to a root cause. 

This technique can help you dig in and find the human error that caused something to go wrong. More importantly, it also helps you and your team develop an actionable plan so that you can prevent the issue from happening again.

Here’s an example:

Problem: The email marketing campaign was accidentally sent to the wrong audience.

“Why did this happen?” Because the audience name was not updated in our email platform.

“Why were the audience names not changed?” Because the audience segment was not renamed after editing. 

“Why was the audience segment not renamed?” Because everybody has an individual way of creating an audience segment.

“Why does everybody have an individual way of creating an audience segment?” Because there is no standardized process for creating audience segments. 

“Why is there no standardized process for creating audience segments?” Because the team hasn't decided on a way to standardize the process as the team introduced new members. 

In this example, we can see a few areas that could be optimized to prevent this mistake from happening again. When working through these questions, make sure that everyone who was involved in the situation is present so that you can co-create next steps to avoid the same problem. 

A SWOT analysis

A SWOT analysis can help you highlight the strengths and weaknesses of a specific solution. SWOT stands for:

Strength: Why is this specific solution a good fit for this problem? 

Weaknesses: What are the weak points of this solution? Is there anything that you can do to strengthen those weaknesses?

Opportunities: What other benefits could arise from implementing this solution?

Threats: Is there anything about this decision that can detrimentally impact your team?

As you identify specific solutions, you can highlight the different strengths, weaknesses, opportunities, and threats of each solution. 

This particular problem-solving strategy is good to use when you're narrowing down the answers and need to compare and contrast the differences between different solutions. 

Even more successful problem solving

After you’ve worked through a tough problem, don't forget to celebrate how far you've come. Not only is this important for your team of problem solvers to see their work in action, but this can also help you become a more efficient, effective , and flexible team. The more problems you tackle together, the more you’ll achieve. 

Looking for a tool to help solve problems on your team? Track project implementation with a work management tool like Asana .

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7 Examples of Problem-Solving Scenarios in the Workplace (With Solutions)

What is problem-solving anyway, problem-solving scenario #1: tight deadlines and heavy workload.

• Problem-solving Scenario #2: Handling a Product Launch

Problem-solving Scenario #3: Internal Conflicts in the Team

Problem-solving scenario #4: team not meeting targets, problem-solving scenario #5: team facing high turnover, problem-solving scenario #6: team member facing discrimination, problem-solving scenario #7: new manager unable to motivate a team, building an effective problem-solving framework, wrapping up, frequently asked questions for managers.

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Problem-Solving Scenarios for Managers

• Talk to the team members: John begins by asking what’s holding them back. Based on their responses, he realizes that he needs to delegate better. Immediately, John schedules meetings to  clarify each member’s expectations , priorities, and roles and ensure everyone is on the same page. He also makes a note to work on his delegation skills.
• Plan things: John creates a project timeline or task list that outlines the deadlines and deliverables for each team member and shares this with the team to ensure that everyone is aware of what is expected of them.
• Support the team: The team sits together to establish regular check-ins or progress updates to ensure members can ask questions or raise concerns.

Problem-solving Scenario # 2 : Handling a Product Launch

• Review and redraw plans:  Emily revisited the project plan and identified areas where the team could reduce the scope or prioritize features to meet the budget constraints.
• Go for alternatives:  The team then explored alternative resources or suppliers to find cost-effective options. Are there any underutilized resources, equipment, or personnel from other projects or departments that can be temporarily assigned to this project? Moreover, they revisited their suppliers and negotiated further.
• Outsourcing parts of the project:  Emily considered outsourcing some project functions to external contractors or freelancers. Eventually, they outsourced the marketing to another team and continued working on the core features.
• Upgrade the available capacity:  Emily and her team invested in upskilling the present workforce with additional skills. It allowed some team members to explore exciting areas and supplemented the team.
• Get both sides onboard: Taylor begins the conflict resolution process by talking to both team members. She recognizes the issue and first goes into individual discussions with both. Later, she sets up a meeting for both to share their perspectives.
• Mediation:  In the next step, the manager encourages the two team members to talk to each other and resolve the conflict independently. Taylor describes how the optimal contribution can look different for different team members. Additionally, she encourages them to be more open and collaborative so that they understand what the other one does.
• Preventing mistakes again:  The team holds a meeting to discuss the issue and allow other team members to express their thoughts and feelings. By not hiding the problem that happened in front of everyone, Taylor acknowledges the issues and shows that she cares about the things happening inside the team. Further, by discussing and sharing, they can build a healthy relationship to prevent similar issues in the future. 
• Use formal tools: Lastly, they establish clear guidelines and expectations for behavior and communication within the team to prevent future conflicts. Training and coaching are also added to help team members improve their communication and conflict-resolution skills.
• Discussions with the Sales Representatives: Donna starts by having one-on-one conversations with each team member to understand their perspectives on why the targets are not being met. After gathering insights from personal discussions, Donna calls for a team meeting. During the session, she allows team members to share their experiences, challenges, and suggestions openly. 
• Analysis of Sales Process: Donna conducts a detailed sales process analysis, from lead generation to closing deals. She identifies bottlenecks and areas where the team might be facing difficulties. This analysis helps her pinpoint specific stages that need improvement. 
• Setting Realistic Targets: Donna understands that overly ambitious targets might be demotivating. She collaborates with her team to develop more achievable yet challenging sales targets based on their current performance and market conditions. She organizes training sessions and workshops to help team members develop the necessary skills and knowledge to excel. 
• Recognition and Incentives: Donna introduces a recognition program and incentives for meeting and exceeding targets to motivate the team. This helps boost morale and encourages healthy competition within the team. She closely monitors the team’s progress toward the revised targets. 
• Conduct Exit Interviews:  As the stream of resignation continues, Neil adopts a realistic approach and starts by attempting to understand the issues his former team members face. He conducts exit interviews with the people leaving and tries to determine what’s wrong. 
• Understand the current team:  In the next step, Neil tries to learn the perspectives of staying people. Through surveys and conversations, he lists the good parts of working in his team and emphasizes them. He also finds the challenges and works on reducing them. 
• Change and adapt to employee needs:  These conversations help Neil enable a better work environment to help him contain turnover and attract top talent. Moving forward, he ensures that pay is competitive and work is aligned with the employee’s goals. He also involves stakeholders to create development and growth opportunities for his team.
• Be approachable and open: Erica first ensures she can gather all the details from the team members. She provides them with a safe space and comfort to express their concern and ensures that action will be taken. She supports the targeted team members, such as access to counselling or other resources.
• Adopt and follow an official policy: Developing and enforcing anti-discrimination policies that clearly state the organization’s commitment to diversity and inclusion is the first step to creating a safe workplace. Erica refers to the policy and takes immediate action accordingly, including a thorough investigation.
• Reiterating commitment and goals: Providing diversity and inclusion training to all team members to help them understand the impact of discrimination and how to prevent it is essential to create a safe workplace. Erica ensures that the team members are aware of the provisions, the DEI goals set by the organization, and 
• Connect with the team: Andrew starts by conducting one-on-one meetings with team members to understand their personal and professional goals, challenges, and strengths. Observing team dynamics and identifying any issues or obstacles hindering motivation and productivity also helps.
• Involving team members in the process: Seeking feedback from team members on what motivates them and what they want to see from their manager to feel more inspired.
• Enabling and empowering: Offering opportunities for growth and development, such as training, mentoring, or leadership roles, helped Andrew contribute to his team’s development. 
• Take help from Merlin: Andrew reached out to Merlin, the AI chatbot of Risely, to get tips whenever he got stuck. Merlin sought details about his issues and shared some tips to help out Andrew. Here is what it looked like: 

• Develop a problem-solving process: To get problem-solving right for multiple scenarios repeatedly, the key is to remember and set a problem-solving approach that works across the board. A wide-ranged problem-solving process that begins with identification and concludes at the resolution helps managers navigate various challenges the profession throws us. 
• Learn to identify problems: The key to solving problems is placing them at the right moment. If you let some problems pester for long, they can become more significant issues for the teams. Hence, building the understanding to identify issues is essential for managers.
• Think from multiple perspectives: As a problem-solver, you must care for various parties and stakeholders. Thus, thinking from numerous perspectives and considering ideas from a broad spectrum of people is a core skill. 
• Consistently work on skills: Like other managerial skills, problem-solving skills need constant practice and review. Over time, your skills can become more robust with the help of assessments and toolkits. Tools like Risely can help you with resources and constant guidance to overcome managerial challenges. Check out Risely today to start reaching your true potential.

Suprabha Sharma

Suprabha, a versatile professional who blends expertise in human resources and psychology, bridges the divide between people management and personal growth with her novel perspectives at Risely. Her experience as a human resource professional has empowered her to visualize practical solutions for frequent managerial challenges that form the pivot of her writings.

How well do you perform in different problem-solving scenarios?

Learn more about your problem-solving skills with the help of a free assessment now.

What are some problem-solving scenarios?

What are problem scenarios, what is one example of problem-solving.

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